Что делает секретарь департамента?

Секретарь департамента обычно отвечает за широкий спектр делопроизводства и за содействие в общении между разными сотрудниками отдела. Большая часть этой работы включает создание и использование печатных документов, часто с использованием различных компьютерных программ, которые предоставляются другим лицам в отделе. Подача документов и организация документов также могут быть основным аспектом работы, выполняемой секретарем департамента, хотя большая часть этого стала компьютеризированной. Общение между разными людьми в рамках бизнеса также может осуществляться через секретаря, который может отвечать за наблюдение за сообщениями внутри офиса и передачу информации различным сотрудникам.

Обязанности, выполняемые секретарем департамента, могут сильно различаться в зависимости от характера бизнеса, в котором он или она работает. В целом, однако, значительная часть работы, выполняемой на этой должности, включает создание и организацию различных документов, необходимых компании. Менеджер может написать расписание для отдела вручную, а затем предоставить его секретарю департамента, чтобы напечатать его. Эти типы взаимодействий довольно распространены, и поэтому на секретаря можно положиться, чтобы помочь другим в достижении целей и задач по мере необходимости.

Подача и организация физических документов также могут быть важной частью работы, выполняемой секретарем отдела. Хотя эти виды обязанностей могут иногда показаться тривиальными, чрезвычайно важно, чтобы документы и записи могли быть найдены и использованы при необходимости. Например, если сотрудник должен быть в состоянии найти финансовые документы для клиента, то надлежащая регистрация и организация могут означать разницу в часах работы, чтобы найти его.

Цифровая информация во многих отношениях заменила физическую документацию, однако большая часть этого вида регистрации уменьшилась. Можно ожидать, что секретарь департамента создаст физическую резервную копию цифровых файлов и упорядочит их надежным образом. Надлежащая маркировка и регистрация этих типов резервных записей может потребовать координации между секретарем и сотрудниками отдела информационных технологий в компании.

Также можно ожидать, что секретарь департамента будет помогать в общении в офисе или в другом месте деятельности. Электронная почта и улучшенные телефонные технологии сделали взаимодействие между сотрудниками проще, чем когда-либо прежде, но секретарь по-прежнему может быть важен для передачи информации. Например, расписание, которое секретарь департамента попросил напечатать, может потребоваться отправить каждому сотруднику по электронной почте. Входящие телефонные звонки также могут приниматься секретарем, а затем переадресовываться в зависимости от обстоятельств по всему бизнесу.