Что делает младший секретарь?

Должностные обязанности младшего секретаря могут варьироваться в зависимости от компании, в которой он работает, а также от числа других сотрудников. Это административный помощник начального уровня, однако многие люди могут начать работать в этой должности с очень небольшим опытом или образованием, что является большой выгодой. В большинстве случаев младший секретарь подотчетен секретарю на руководящей должности, и ему будут поручены многочисленные задачи по всему офису. Это может включать в себя ответы на телефонные звонки, приветствие клиентов по мере их поступления и организацию файлов. Некоторые младшие секретари также несут ответственность за уборку в офисе, а также за уборку уборных.

Как правило, ежедневные обязанности младшего секретаря связаны с обеспечением эффективной и успешной работы офиса. Ответ на телефонные звонки и направление звонящего нужному человеку часто занимает большую часть дня. Младший секретарь может также отвечать за ответ на электронную почту, а также за получение и сортировку физической почты каждый день, чтобы отправить ее в нужное место. Использование офисного оборудования для изготовления копий, распространения записок или составления писем - еще одна важная часть работы, поэтому человек, занимающий эту должность, должен обладать отличными навыками общения и набора текста, а также пониманием офисных технологий.

Приветствие постоянных клиентов или оказание им помощи в ответах на вопросы или заполнении документов также может быть частью должностных обязанностей младшего секретаря. Важно быть представительным и всегда выглядеть и вести себя профессионально. В некоторых офисах секретарь может быть первым, кого люди видят, когда они входят в дверь, поэтому это особенно важно. В результате младший секретарь может также отвечать за поддержание внешнего вида офиса; хранение документов, поддержание чистоты и порядка, а также чистота помещений.

Некоторые секретари также могут нести ответственность за содержание канцелярских товаров. Например, младшему секретарю может быть предложено провести инвентаризацию и оформить заказ на дополнительные материалы по мере необходимости. На секретарей, которые успешно выполняют свои основные задачи, могут быть возложены дополнительные обязанности, такие как планирование и планирование собраний, или, например, ведение протокола собрания и подготовка отчетов. Как правило, младшие секретари имеют право на повышение по службе, поскольку они приобретают опыт работы и дополнительные офисные навыки, что делает этот прибыльный карьерный путь для многих людей, заинтересованных в этом виде работы.