Что делает регистратор юридической фирмы?

В юридическом офисе регистратор юридической фирмы взаимодействует с клиентами, составляет переписку, ведет дела и выставляет счета тем, кто воспользовался услугами фирмы. Как лицо юридического офиса, регистратор, как ожидается, будет выполнять другие обязанности, такие как поддержание чистоты на рабочем месте, чтобы представлять компанию положительно. Если регистратор также имеет аттестацию юриста, она может оказать более прямую поддержку членам офиса.

Портье юридической фирмы, как правило, является первым человеком, с которым клиент сталкивается при входе, звонке или по электронной почте в адвокатскую контору. Впоследствии администратор должен отвечать или направлять вызовы или другую корреспонденцию, приветствовать клиента и предоставлять как можно больше информации. Она также может направить клиентов на закуски в вестибюле, сопроводить клиента в кабинет адвоката или сообщить клиенту, как долго ждать адвоката, если у клиента нет встречи. Отличные социальные и устные навыки общения являются обязательными для этих задач.

Другая задача, которую обычно выполняет регистратор юридической фирмы, - это составление корреспонденции. Часть переписки довольно проста, например, ответ на электронное письмо, касающееся наличия или оплаты услуг адвоката (-ов). Другая переписка намного сложнее, например, письма другим адвокатам или судам. Для этой корреспонденции администратор должен иметь адекватное понимание юридической терминологии и правил.

В некоторых юридических фирмах администратор юридической фирмы также обязан создавать, вести и извлекать материалы дела для адвоката (-ов). Зачастую это делается в электронном виде через базы данных, чтобы повысить эффективность и сэкономить место в офисе, поэтому законным регистраторам должно быть удобно пользоваться компьютерами и связанными с ними технологиями. Если адвокату нужны конкретные документы, напечатанные и собранные для ознакомления и использования вне офиса, администратор также отвечает за эти потребности. Она должна быть в состоянии сделать это быстро, например, если адвокат должен спешить на экстренное судебное заседание. Большая часть информации в клиентских файлах является конфиденциальной, поэтому администратор юридической фирмы должен быть в состоянии обеспечить безопасность файлов с помощью программ или других механизмов, таких как выдвижной ящик, шкаф или замки.

Некоторые адвокаты также ожидают, что администратор юридической фирмы будет заниматься аспектами выставления счетов. Это включает в себя предоставление квитанций и счетов, уведомление клиентов о неоплаченных платежах, информирование клиентов о принятых способах платежей, а также настройку и мониторинг банковского или другого счета фирмы. Если администратор обнаруживает ошибку при выставлении счета, он должен предпринять шаги для исправления ошибки, такие как выдача чека на возврат или предложение клиенту кредита.

Как и в случае с другими регистраторами, регистратор юридической фирмы должен выполнять «другие обязанности в соответствии с поручением». Для общих обязанностей это может означать что угодно: от того, чтобы взять чашку кофе для важного клиента или выставить украшения в офисе в праздничные дни. Однако в некоторых случаях администраторы юридической фирмы выступают в роли помощников адвокатов, и в этом случае они оказывают более прямую поддержку адвокату, часто сопровождая адвоката в суде и проводя первичное расследование дела.