Что делает помощник по управлению?

Помощник по вопросам управления, также известный как исполнительный секретарь, оказывает помощь одному или нескольким руководителям высшего звена. Этот человек может поддержать президента, генерального директора, вице-президента или руководителя департамента в организации. Обязанности могут быть связаны с административными функциями, специфичными для нужд исполнительной власти и организации. Рабочие обязанности помощника по управлению обычно выходят за рамки общих канцелярских функций и включают сложные задачи, такие как аналитическое исследование и подготовка отчета. Помощник по вопросам управления может также контролировать других служащих в организации.

Человек, работающий в качестве помощника по управлению, отвечает за выполнение административных функций для одного или нескольких старших руководителей. Административные обязанности, за которые отвечает руководитель в организации, обычно возлагаются на этого человека. Большая часть этой административной поддержки включает подготовку записок, электронных писем и другой корреспонденции от имени руководителя. Этот человек поддерживает систему регистрации, отвечает на телефонные звонки и направляет сообщения. Дополнительные обязанности могут включать сортировку почты и факсов.

Эффективное выполнение обязанностей может потребовать наличия хороших организационных навыков и умения выполнять несколько задач. Ответственный секретарь может отвечать за организацию встреч и конференций. Это также может потребовать координации нескольких графиков и обработки всех деталей, относящихся к встрече. Как правило, подготовка повестки дня и заказ еды или напитков также являются частью обязанностей этого человека.

Когда руководителю приходится путешествовать по делам, помощник по управлению обычно отвечает за обеспечение безопасности авиалиний, аренды автомобилей и размещения в гостиницах по мере необходимости. Помощники по управлению часто будут вести календарь руководителя и держать его в курсе ежедневных и предстоящих встреч, встреч и поездок, связанных с компанией. Обычно он готовит презентационные материалы для своего босса, которые связаны с совещаниями.

Большая часть административных задач, возложенных на помощника по управлению, зависит от того, что исполнитель готов делегировать. Это может привести к более сложным задачам, помимо базовых клерикальных обязанностей, которые обычно требуются для того, кто помогает другому человеку. Примером этих сложных задач является подготовка и распространение отчетов.

Знание компьютерных приложений со средними или продвинутыми навыками обычно необходимо для выполнения задач с минимальным контролем. Помощник по управлению может также управлять специальными проектами, связанными со всей организацией, и поддерживать базы данных. В зависимости от размера компании, обязанности специалиста по кадрам также могут быть частью его повседневных обязанностей.

Другая ответственность за некоторых помощников по управлению может также включать наблюдение за канцелярским персоналом более низкого уровня в организации. Это требует наличия лидерских навыков и навыков управления. Вполне возможно, что помощник по управлению должен будет планировать, назначать и контролировать рабочий процесс канцелярского персонала в отделе. Наряду с надзором, помощник, как правило, является помощником для ежедневных офисных операций, связанных с офисным оборудованием или вопросами обслуживания здания.