Что делает личный секретарь?

Частный секретарь часто отчитывается перед корпоративным руководителем или владельцем малого бизнеса. Этот специальный помощник может выполнять рутинные задачи, например отвечать на телефонные звонки, открывать почту и назначать встречи. Работа может также включать посещение собраний, ведение записей и ввод протокола этих сессий. Когда менеджер должен путешествовать, секретарь может быть ответственным за бронирование авиабилетов и гостиниц или получение средств, утвержденных на расходы.

Основная цель личного секретаря часто заключается в решении повседневных задач, которые в противном случае заняли бы много времени руководителя. Этот работник также используется для предотвращения чрезмерных перерывов в работе менеджера как лично, так и по телефону. По этой причине секретарь часто просматривает телефонные звонки и посетителей, принимая сообщения для начальника, а не позволяет отдельным людям напрямую общаться с этим человеком.

Личный секретарь также может проверять письменную переписку. Это может включать сбор почты и ее открытие. Письма, которые должны обрабатываться лично начальником, могут быть переданы. В некоторых случаях секретарь может иметь доступ к корпоративным учетным записям электронной почты и просматривать их.

Когда руководитель проводит собрание, иногда может присутствовать личный секретарь. Это так, чтобы секретарь мог делать записи собрания и записывать вопросы, которые ставятся. После мероприятия секретарь может быть ответственным за ввод протоколов и их раздачу участникам.

Личный секретарь часто выступает в качестве своего рода личного помощника. Иногда это означает заботу об организации поездки для руководителя. Помощник также может запланировать встречи с руководителем для ведения бизнеса, связанного с этой поездкой, например, взять напрокат автомобиль или оставить химчистку.

Во многих организациях этот специальный помощник во многом связан с бюджетом департамента. Личный секретарь может нести ответственность за подачу предложений по новым проектам и получение смет на оплату труда или материалов. В некоторых случаях этот работник может отвечать за мелкий денежный фонд или за покупки канцелярских товаров.

Уровень образования, необходимый для того, чтобы стать личным секретарем, варьируется от одной организации к другой, но обычно включает, по крайней мере, диплом средней школы. Курсы колледжа в области делового администрирования также могут быть полезны. Ожидается приятная личность и способность хорошо работать под давлением, так как этот секретарь может потребоваться для выполнения ряда различных задач в течение рабочего дня.