Что делает административный сотрудник?

Основной задачей любого административного сотрудника является управление документами и кадровыми задачами, необходимыми для обеспечения бесперебойной работы. Такие профессионалы, как правило, несколько высокопоставленные и, как правило, несут руководящие обязанности в дополнение к своей работе. Большинство корпораций и правительственных организаций нанимают таких людей, чтобы обеспечить, чтобы внутренние операции и бизнес-функции происходили так, как они должны. Практически в каждом контексте работа включает в себя четыре основные функции: коммуникация, координация, ежедневные административные задачи и долгосрочное планирование.

Роль в корпорациях

Многие из самых известных административных сотрудников работают в компаниях. В крупных компаниях часто существует целое подразделение, занимающееся административными делами, и офицер является его руководителем. Небольшие организации, как правило, нанимают такого рода профессионалов для совместной работы с другими лидерами. В любом случае, работа сосредоточена на управлении. Административный сотрудник отвечает за надзор за процессами и персоналом, чтобы убедиться, что компания способна достичь определенных определенных целей. Это может включать в себя все: от назначения проектов до написания отчетов и анализа выходных чисел. Большая часть работы является «внутренней», что означает, что она основана на бумажной отчетности и регистрации.

Правительственные должности

Большинству правительств также нужны административные чиновники, хотя мир этих специалистов, как правило, несколько иной. Задача этого человека состоит не в том, чтобы помогать компании в достижении ее собственных целей, а в том, чтобы донести до общественности то, как поступают избранные или назначенные лидеры. Он или она может также работать напрямую с этими лидерами, чтобы убедиться, что они остаются на верном пути. Работа по-прежнему очень ориентирована на работу с бумагами и требует много написания отчетов и анализа чисел. Основным отличием является целевая аудитория и главная цель.

связь

Административным сотрудникам как компаний, так и правительственных учреждений обычно приходится уделять много внимания общению. Эти специалисты обычно связаны как с высшим руководством, так и с передовым персоналом, и в определенной степени отвечают за передачу сообщений между этими двумя группами. Все общение обычно должно быть четким, лаконичным и иметь профессиональный тон. Способность определить, какой информацией поделиться и лучший способ общения, как правило, очень важна.

Координация деятельности команды

Большинство административных чиновников также сосредоточат свое внимание на объединении различных групп людей, либо для подготовки конкретных отчетов, либо для получения определенной информации о том, как идут дела. Типы деятельности и команды, которые должны координироваться, зависят от отрасли, бизнес-функции и общей деловой практики. Например, в сервисной фирме сотрудникам может потребоваться координировать расположение технических специалистов, рабочие места и поставки продукции. В медицинской практике работа может вращаться вокруг оптимизации потока информации между пациентами, торговыми представителями, консультантами и медицинскими работниками, которые составляют ядро ​​практики.

Ежедневные административные задачи

Почти в каждой организации также есть множество небольших задач, которые могут показаться обыденными, но их необходимо выполнить, чтобы бизнес работал как обычно. Многое из этого связано с оформлением документов, и большинство из них подпадают под основную должностную инструкцию административного сотрудника. Это включает оплату счетов, выставление счетов клиентам, обработку полученных платежей и создание заработной платы для персонала. Денежные переводы в государственные и другие учреждения также должны быть отправлены с правильной подтверждающей документацией.

В небольших компаниях или агентствах административный сотрудник часто сам отвечает за эти задачи. Высокопоставленные руководители не часто выполняют подобные задачи лично, предпочитая вместо этого делегировать их более молодым сотрудникам, но обычно они отвечают за то, чтобы убедиться, что они выполнены правильно и вовремя. Когда компания сталкивается с проблемой выставления счетов или отстает от крупных платежей, административного сотрудника часто обвиняют одним из первых.

Планирование Роль

Работа административного сотрудника обычно ставит его или ее в центр всей деловой активности, что дает интересную перспективу того, как много разных вещей работает и работает. Предприятия и правительства могут искать способы использования такого подхода «видеть все», когда речь идет об общеорганизационном планировании. Это может быть так же просто, как установить разумные цели на предстоящий квартал или помочь выработать подход к кампании. Административному сотруднику может быть поручено найти более широкое пространство для организации, например, спланировать переезд и спроектировать рабочее пространство, или ему может быть поручено выяснить, что нужно гражданам, когда речь идет о чем-то конкретном, например, о налоговых льготах, а затем искать различные решения и возможные исправления.

Получение работы

Не существует единого списка того, что требуется для того, чтобы стать административным должностным лицом, отчасти из-за того, что существует множество различных возможностей. Требования к руководству в крупной корпорации действительно отличаются от требований в небольшом некоммерческом или местном правительственном учреждении. Большинство кандидатов завершили программу последипломного обучения в области делового администрирования или управления, которая демонстрирует их умелое отношение к внутренним операциям и координации персонала. Однако помимо базового образования многое зависит от отдельной компании.

Многие работодатели больше заинтересованы в соответствующем опыте работы, чем в учебе. Опыт решения проблем, управления конфликтами и использования компьютерных систем очень важен. Способность справляться с давлением, работать в условиях нехватки времени и справляться с конфликтующими приоритетами также может быть очень полезной. В большинстве случаев тщательный анализ конкретной должностной инструкции - лучший способ для кандидатов выяснить, что конкретная возможность действительно потребуется.

Как избежать путаницы с администраторами офиса

Название должности «административный сотрудник» иногда бывает легко перепутать с одинаково звучащими заданиями «администратор офиса» и «помощник администратора», хотя обычно они довольно разные. Администратор офиса или офисный помощник - это, в основном, секретарь или сотрудник вспомогательного персонала, который играет очень младшую роль в регистрации, ответе на телефонные звонки и другой административной работе низкого уровня. Чиновники чаще всего являются руководителями, которые имеют много подготовки и опыта и больше работают в качестве лидеров, чем сторонников. Оба вида работ включают управление различными бумажными заданиями, просто на очень разных уровнях.