Что делает администратор расходов?

Администратор расходов проверяет отчеты о расходах предприятия, осуществляя платежи соответствующим лицам или компаниям после проверки и обработки любых злоупотреблений средствами. Он гарантирует, что все счета являются необходимыми и точными, что предотвращает чрезмерные или несанкционированные расходы и потерю дохода. Он также несет ответственность за ведение подробных записей, как электронных, так и не электронных, о поступлениях и платежах.

Каждая компания имеет определенные политики и формы, необходимые для осуществления платежей и возмещений. Поскольку новые сотрудники или поставщики услуг не всегда знают эти политики и формы, администратор расходов объясняет или предоставляет их. Он также отвечает на любые запросы о политиках и формах по мере необходимости, например, соответствует ли конкретный расход возмещению компании.

По налоговым и юридическим причинам администраторы расходов собирают счета и квитанции, используя документацию для обеспечения того, чтобы выплачиваемая сумма была обоснованной и точной. Администрирование расходов тесно связано с обработкой заработной платы и часто выполняется одним и тем же человеком, поэтому многие администраторы проверяют временные карты. Они также собирают другие данные, необходимые для правильной оплаты, такие как номера банковских маршрутов или адреса.

После того, как администратор расходов подтвердил, что расходы являются законными, он должен вести учет расходов. Часто это означает изготовление копий и помещение их в файл компании, но это также включает в себя внесение расходов в компьютеризированную систему и кодирование всех расходов для обеспечения надлежащего распределения бюджета и налогового режима.

Управление расходами представляет собой сложный процесс, и ошибки могут и действительно происходят. Например, сотрудник может заполнить отчет о расходах ненадлежащим образом, или администратор может случайно авторизовать платеж на неправильный счет. Когда эти ошибки происходят, администратор должен определить источник или причину ошибки, уведомить об этом и предпринять шаги для устранения проблемы.

Идеал компании заключается в том, чтобы все сотрудники относились к фондам и имуществу компании с уважением, но на самом деле некоторые сотрудники пытаются заставить бизнес покрывать расходы, которые не являются ответственностью компании или превышают необходимые. Когда администратор обнаруживает, что кто-то этим занимается, он предпринимает соответствующие действия в соответствии с политикой компании, например, выносит устное предупреждение или представляет доказательства злоупотребления вышестоящим должностным лицам. Это не всегда делает администратора популярным среди сотрудников, но для администратора важно обеспечить соблюдение политик компании, если руководство хочет сохранить ауру полномочий.

Иногда, когда администратор расходов занимает новую должность или когда обстоятельства компании меняются, он видит пути, которыми нынешняя система управления средствами компании не так эффективна, как могла бы быть. Как тип менеджера, администратор должен определить области, в которых можно использовать улучшения и провести мозговой штурм по поводу способов изменения стратегии или инструментов расходов. Компании могут потребовать от него представить официальные предложения о любых изменениях и представить свои идеи акционерам или членам совета директоров.

В некоторых компаниях вопросы страхования также входят в компетенцию администратора расходов. Например, им, возможно, придется организовать платежи за страхование транспортных средств компании, поскольку поставщики страховых услуг должны получать оплату за услуги, аналогичные любым другим поставщикам. В этих случаях администратор поддерживает связь со страховыми компаниями и любыми третьими лицами.