Что такое административный помощник?

Помощник по административным вопросам выполняет многие обязанности секретаря, в том числе печатает, хранит документы, отвечает на звонки и делает записи на совещаниях. В дополнение к этому он или она может также контролировать материально-техническое обеспечение офиса, сотрудничать с руководителями по важным проектам и осуществлять надзор за секретарями. Хотя для работы на этой должности требуется небольшое формальное образование, исполнительным помощникам или тем, кто работает в специализированных областях, может потребоваться дополнительное обучение.

обязанности

Обязанности административного помощника часто выходят далеко за рамки секретарских задач и включают в себя обработку материально-технических ресурсов для офиса, таких как заказ расходных материалов, обработка почтовых и бумажных документов, которые входят и выходят из бизнеса, и координируют графики работы людей. Во многих случаях он или она является источником информации для общественности и, как таковой, иногда выступает в качестве «лица» компании. Некоторые старшие помощники также контролируют младших помощников или секретарей, и в этом случае им может потребоваться делать периодические отчеты об исполнении или презентации. Многие люди на этой должности также помогают в обучении новых сотрудников, особенно если они будут выполнять административные задачи. Помощнику по административным вопросам также необходимы некоторые практические знания, например, как работать с различным офисным оборудованием.

Набор навыков

Люди, работающие на этой должности, должны быть очень хороши в деталях и уметь одновременно выполнять множество задач, поскольку они часто отвечают за расписание нескольких людей и могут контролировать ход выполнения нескольких проектов одновременно. Они также должны хорошо относиться к людям, так как работа требует большого взаимодействия с людьми в офисе, а также с клиентами. Возможность делать суждения и работать самостоятельно также является важной частью работы, поскольку помощник по административным вопросам - это человек, который, вероятно, знает, какие документы важны, а какие можно отбросить, какие электронные письма можно обрабатывать в офисе. уровень и которые должны быть переданы высшему руководству, и как составить цепочку команд для достижения цели. Помимо всего прочего, административные помощники должны быть четко сформулированы, хорошо писать и хорошо разбираться в технологиях, поскольку им часто приходится отвечать на почту, корректировать документы и работать с базами данных.

Специальности

Административные помощники могут специализироваться в определенном отделе организации, например, в отделе кадров или ИТ, хотя это чаще встречается в крупных организациях. Исполнительные административные помощники работают только с высшим руководством в компании. Они могут отвечать за группу людей или могут работать только с одним. В любом случае помощник отвечает за контроль доступа к руководителям, организацию поездок и конференций, а также за взаимодействие с поставщиками, руководителями из других компаний и членами совета директоров в дополнение к обычным административным обязанностям. Вообще говоря, чем выше руководитель, тем больше навыков и опыта требуется помощнику.

Кроме того, административные помощники могут специализироваться в определенных областях, таких как медицина или юриспруденция. В дополнение к обычным обязанностям, связанным с этой должностью, он или она также выполняет задачи, конкретно относящиеся к этой области. Например, помощник по правовым вопросам может также исследовать правовые прецеденты и помогать готовить брифинги, в то время как медицинский помощник обычно должен знать о выставлении счетов страховки или лабораторных процедурах. Некоторые люди также выполняют эту работу из дома по телефону и через Интернет, и в этом случае их называют виртуальными административными помощниками.

Подготовка

Во многих случаях человек может начать работать на этой работе со средним образованием и некоторой подготовкой в ​​области бизнеса и компьютерных навыков. Для специализированных должностей, таких как медицинский или юридический кабинет, она должна знать словарь, соответствующий этой должности. Свидетельство от учебной программы, степени младшего специалиста или свидетельства через признанную организацию может все помочь, когда дело доходит до найма или продвижения по службе.