Что такое управление контрактами?

Термин «управление контрактами» обычно используется в отделах закупок или закупок. В рамках обязанностей отдела закупок менеджер ведет переговоры, принимает и подписывает контракты с поставщиками товаров и услуг для организации. Управление контрактами - это процесс обеспечения того, что поставщик соблюдает свои договорные условия контракта. Хотя роль закупок в переговорном процессе является неотъемлемой частью процесса управления затратами, в процессе управления контрактами фактическая экономия либо достигается, либо пропускается.

Эффективные методы управления контрактами приводят к снижению эксплуатационных расходов, эффективному обслуживанию и укреплению позиций на переговорах во время следующего раунда переговоров. Управление контрактом включает в себя обеспечение соблюдения контракта, выступая в качестве основного контакта по вопросам, связанным с обслуживанием и разрешением споров, а также управление любыми платежами или оговорками, оговоренными в контракте. В целом, управление контрактами можно разбить на три основные области: пороговые значения, скидки и условия производительности.

Порог - это термин, используемый для определения конкретных целевых показателей долларовых расходов, транзакций или приобретенных единиц. Эти пороговые значения обычно привязаны к долларовым скидкам на покупную цену и часто основаны на количестве заказов, полученных в течение определенного периода времени. Как часть процесса переговоров, пороги часто используются, чтобы требовать даже более глубоких скидок, чем обычно предоставлял поставщик. По мере увеличения объема у поставщика появляется мотивация и способность снижать цену, поскольку его затраты уменьшаются.

Скидки используются в качестве вознаграждения или стимула для поставщика для достижения конкретных целей. Например, пекарня может договориться о покупке определенного количества муки в течение установленного периода времени. Любые дополнительные незапланированные запросы, выполненные в течение определенного периода времени, имеют право на скидку поставщику. Счет выставляется на стандартную сумму, но скидка рассчитывается и выплачивается поставщику в качестве вознаграждения за удовлетворение насущных потребностей. Такая гибкость часто встречается в чувствительных ко времени средах, где контракт заключается в стандартном графике поставок, но для удовлетворения бизнес-требований требуется дополнительная гибкость.

Положения о производительности основаны на измеримых элементах, которые имеют решающее значение для функционирования бизнеса. Общие положения основаны на доставке в течение определенного периода времени, выставлении счетов-фактур в пределах установленного диапазона дат, соблюдении контрольных сроков поставки и процентах выполнения строительных проектов. Цель предложения о производительности состоит в том, чтобы установить приемлемый метод измерения между поставщиком и потребителем. Эти пункты часто привязаны к штрафам или вознаграждениям, в зависимости от отрасли.

Эффективное управление контрактами включает в себя ежедневное отслеживание активности, управление производительностью и последующие действия с поставщиком. Только благодаря активному процессу управления контрактом компания может претендовать на любые преимущества, включенные в контракт. Эти преимущества могут включать в себя условия досрочного освобождения, дополнительные сокращения платежей и другие штрафы.