Какова роль администратора?

Роль администратора может сыграть важную роль в общем имидже и атмосфере практически любого бизнеса. Как первая точка контакта для клиентов и клиентов, администратор часто отвечает за первое впечатление от любого человека, который идет в дверь. Роль секретаря может также включать различные секретарские задачи, которые требуют хороших организаторских навыков, а также компьютерной грамотности и сильных коммуникативных способностей.

Во многих компаниях стойка регистрации или приемная настроена так, чтобы все входящие посетители начинали со стойки администратора. Работа в качестве приветствующего и начальный контакт с клиентами и клиентами является основной частью роли администратора, поскольку он или она может отвечать за создание положительного первого впечатления. Хорошие личные навыки могут помочь регистратору представить себя дружелюбным, гостеприимным и компетентным. Поскольку некоторые посетители могут прийти в возбужденном или расстроенном состоянии, тренинг по управлению конфликтами также может быть очень полезен в роли администратора.

Способность расставлять приоритеты и работать организованно, имеет решающее значение для большинства приемов. Многим регистраторам поручено вести учет компании и системы регистрации, вести ежедневные графики для VIP-персон компании и обеспечивать соблюдение надлежащей цепочки командования. Хороший регистратор должен быть в состоянии быстро оценить потребности каждого человека или проблемы, которые возникают на его или ее столе, и убедиться, что проблемы решаются наиболее эффективным способом. Хорошо организованный регистратор обеспечивает бесперебойную работу бизнеса, гарантируя, что правильные вопросы будут отправлены в нужный отдел.

Компьютерные навыки часто играют важную роль в роли администратора. Во многих работах администратор должен уметь запускать компьютерные программы для ведения учета, выставления счетов и оплаты, а также для ввода данных, специфичные для данной работы. Многие из них также несут ответственность за чтение и сортировку электронных писем компании, ввод или переписывание писем, а также за управление системами подачи заявок через Интернет. Портье с хорошими компьютерными навыками и всесторонним знанием всех необходимых компьютерных программ может помочь повысить точность записей компании и эффективность повседневной работы компании.

Поскольку администратор часто служит проводником между всеми отраслями бизнеса, а также общественностью, его или ее роль, естественно, требует отличных коммуникативных навыков. Сотрудники компании часто оказываются за стойкой администратора, чтобы получить информацию по конкретному вопросу или клиенту, поскольку он или она имеет прямой контакт почти со всеми клиентами и персоналом компании. Хотя регистратору важно служить точным источником информации, для роли регистратора также важно, чтобы он понимал политику конфиденциальности и законы о раскрытии информации. Регистраторы должны быть в состоянии быть осторожными, когда их спрашивают о проблемах, которые они не могут обсуждать, сохраняя при этом дружеское поведение.