Как мне написать компенсационное письмо?

Также известное как запрос на письмо о возмещении, письмо о возмещении является документом, в котором упоминается конкретное финансовое положение, существующее между двумя сторонами, и определяется необходимость получения одной из этих сторон возмещения всего или части финансового вклада, внесенного в виде часть финансовой сделки. Фактическое содержание письма может быть несколько неформальным или очень подробным и формальным, в зависимости от обстоятельств сделки. В тексте письма приведен основной список пунктов, которые необходимо адресовать, включая предоставление идентифицирующей информации, касающейся рассматриваемой транзакции, суммы запрашиваемого возмещения и типа условий оплаты, которые считаются приемлемыми.

В большинстве форматов писем о возмещении первой задачей является определение причины возмещения. Например, если член клуба здоровья внес тендерную плату за членство в течение года и должен переехать на работу к концу первого квартала этого года, он или она может уведомить клуб об этом изменении статуса. Предполагая, что условия членства допускают частичное возмещение членских взносов в связи с переездом участника, предоставление этих данных помогает отметить, что данная конкретная ситуация покрыта, и требуется какое-то возмещение.

Наряду с указанием причин запроса в письме о возмещении также должна быть указана предполагаемая сумма возмещения. Это дает возможность получателю дважды проверить цифры и определить, верна ли эта сумма. Предполагая, что обе стороны интерпретируют положения соглашения между ними точно, эта вежливость просто помогает донести понимание того, что все вовлеченные стороны имеют одинаковый уровень ожиданий.

Третий ключевой компонент в любом письме о возмещении - это определение приемлемых методов предоставления такого возмещения запрашивающей стороне. Отправитель может запросить оплату в виде чека, кредита, выданного на счет кредитной карты, или электронного перевода средств на свой банковский счет. Это часто помогает ускорить платеж, поскольку нет необходимости выдавать дополнительные сообщения для определения способа обработки платежа.

После того, как письмо о возмещении было отправлено и получено, многие компании ответят подтверждением запроса и описанием того, когда будет выплачено возмещение. Как правило, сумма возмещения будет указана в ответе, что позволит точно узнать, сколько будет возмещено путем чека, кредита или перевода средств. При условии, что запрашиваемая сумма и утвержденная сумма совпадают, транзакция считается завершенной после подачи платежа.