Каковы различные виды политики возмещения?

Во многих организациях и предприятиях действует политика возмещения расходов для выплаты вознаграждения сотрудникам, которые тратят свои собственные деньги на расходные материалы, развлекают деловых партнеров или путешествуют по делам компании. У большинства компаний есть стандартные политики относительно разрешений, форм и сроков. Компании могут также разделять политику возмещения в зависимости от характера расходов. Типы политики возмещения включают конкретные руководящие принципы для характера расходов, таких как обучение в школе, поездки, транспорт, расходные материалы или медицинское обслуживание, а также процесс утверждения, который соответствует системе бухгалтерского учета организации.

Организации часто обеспокоены неправильным использованием политик возмещения расходов и устанавливают политики, призванные помешать сотрудникам требовать возмещения расходов, не связанных с работой. Многим сотрудникам необходимо получить разрешение на такие расходы, как предварительное утверждение планов поездок или учебных курсов. Бухгалтерия часто разрабатывает электронные таблицы и формы, которые необходимо заполнить, чтобы сотрудник мог потребовать возмещение. Кроме того, обычно от сотрудников требуется сохранять счета-фактуры, счета и квитанции для представления документов о возмещении расходов.

Правила возмещения расходов на поездки и деловые развлечения часто бывают очень подробными и могут устанавливать фиксированные ставки расходов, таких как питание, или они могут просто устанавливать дневной лимит расходов. Некоторые организации требуют, чтобы сотрудники организовывали свои поездки через штатного или нанятого по контракту турагента, который может потребоваться в соответствии с политикой компании при поиске наиболее экономичных отелей или рейсов. Некоторые правила возмещения расходов на поездки также могут ограничивать покупку алкогольных напитков, даже если стоимость напитка находится в рамках бюджета на питание.

В дополнение к расходам на поездки и деловые развлечения, другие виды политики возмещения расходов касаются саморазвития сотрудников. Например, компания, имеющая программу оздоровления, может также предложить политику возмещения расходов на здравоохранение, которая помогает им оплачивать системы похудения, членство в тренажерном зале, программы отказа от курения и другие виды оздоровительных услуг, не покрываемые страховкой. Многие сотрудники пользуются преимуществами политики возмещения расходов на обучение, которая также помогает им оплачивать обучение в школе. Многие компании платят за курсы непрерывного образования, но могут также возместить стоимость курсов на уровне колледжа, если работник может продемонстрировать, что посещение классов улучшит его работу.

Некоторые компании упорядочивают свою политику возмещения расходов, выпуская некоторым сотрудникам корпоративные кредитные или платежные карты. Эти карты должны использоваться исключительно для коммерческих расходов и могут помочь как компании, так и сотрудникам в отслеживании расходов и возмещении расходов, поскольку все расходы будут в конечном итоге покрываться одним счетом. Корпоративная политика обычно ограничивает использование этих карт для руководителей и других высокопоставленных сотрудников, хотя корпоративным картам могут также назначаться сотрудники отдела продаж или другие сотрудники, которые должны регулярно путешествовать или развлекаться. В некоторых случаях компания оплачивает корпоративные счета по кредитным картам напрямую, в то время как другие могут потребовать, чтобы сотрудник оплатил счет и завершил процесс возмещения расходов, как и при любых других расходах.