Что такое коллекционный документ?

Документ о доставке сопровождает отгрузку с подробной информацией и соответствующими обязательствами по оплате. Такие документы содержат перечень всего, что есть в отправлении, с указанием при необходимости специальных примечаний и общей суммы, подлежащей оплате. Это может включать расходы на продукты, а также стоимость доставки и обработки заказа. Покупатели и продавцы могут ссылаться на свои записи, чтобы подтвердить их соответствие при отправке платежей и выполнении других действий. Уникальные ссылочные номера позволяют им общаться о спорах и других вопросах.

Покупатели получают копию инкассо-документа с отправкой. Как правило, в нем подробно указана полная контактная информация для покупателя и продавца, а также информация о доставке. Если продавцу необходимо было произвести замену или поставить товар на обратный заказ, это можно указать в документации. Закон может требовать других раскрытий, в том числе условий оплаты. Многие фирмы используют стандартизированные формы, чтобы обеспечить наличие всей юридически необходимой информации.

Документация информирует покупателей о том, сколько денег причитается, и предоставляет информацию о крайнем сроке и месте его подачи. Они также могут выступать в качестве формального доказательства передачи права собственности. Принимая товаросопроводительный документ, покупатель также соглашается оплатить. Если возникла проблема с доставкой, покупателю может потребоваться подать претензию в течение установленного периода времени, чтобы получить право на компенсацию, например сокращение суммы счета, чтобы отразить тот факт, что отгрузка не была завершена.

В дополнение к покупателям и продавцам, другие стороны могут также захотеть увидеть этот документ. Например, покупателям, которые планируют использовать кредитную линию для оплаты, может потребоваться предоставить инкассо, чтобы доказать, что поставка произошла, и предоставить документацию. С точки зрения банка, это может быть важно, если покупатель впоследствии попытается оспорить платеж. Аналогичным образом, страховые представители могут запросить копии, как и инспекторы по отгрузке, которым нужна документация о том, что проходит через их порты.

Такие формы часто выпускаются в нескольких экземплярах, чтобы продавцы могли сохранять свои копии, предоставляя покупателям несколько экземпляров для записей, представления с оплатой и проведения торгов в регулирующие органы, если это необходимо. Покупатели должны удостовериться, что копии коллекционных документов, которые они получают, являются точными и полными, со всей необходимой информацией. Если есть расхождения, они могут сообщить об этом продавцам. Хранение таких документов рекомендуется предоставить в качестве подтверждения сделки в случае возникновения споров о праве собственности, оплате, налоговых обязательствах и других вопросах.