Что такое грузовой аудит?

Логистика представляет собой деятельность, которую компания проходит, чтобы перемещать товары через различные точки распространения. Аудит грузовых перевозок позволяет компании проверять, корректировать и проверять транспортные накладные на точность. Этот процесс начинается со сбора счетов за доставку от поставщиков; сотрудники компании затем вносят счета в компьютеризированную систему учета. Бухгалтеры проверяют каждый счет на предмет таких вещей, как пробег, дополнительные расходы и тарифы. Целью аудита грузовых перевозок является обеспечение достоверности и точности каждого счета.

Доставка и перевозка могут быть большими расходами для определенных компаний. Те, кто работает в сфере розничной торговли или в сфере общественного питания, больше всего страдают от грузовых перевозок. Повышение цен на нефть и газ также может сделать аудит грузовых перевозок более важным. Компании часто передают расходы по доставке и фрахту клиентам. Неспособность вести точный учет этих сборов может привести к более высоким затратам без компенсирующего повышения цен для обеспечения уровня прибыли.

Аудит грузовых перевозок может быть периодическим процессом проверки. Бухгалтеры могут ежемесячно проверять несколько счетов-фактур, чтобы убедиться в отсутствии дополнительных расходов. Крупные компании часто нанимают аналитика по грузоперевозкам или логистике. Этот сотрудник является посредником между транспортными компаниями и компанией. Его или ее работа состоит в том, чтобы вводить все утвержденные руководством счета в систему при получении; сомнительные счета требуют корректировки перед вводом их в систему.

Три различных метода доступны для прохождения процедур аудита грузов. Ручное сопоставление требует, чтобы бухгалтеры проверяли каждый счет-фактуру вручную на выявленные позиции. Программное обеспечение может быть программируемым, чтобы сообщать об исключениях, когда транспортные расходы превышают определенный уровень. Аутсорсинг - третий вариант. Компании могут нанимать стороннюю компанию для обработки накладных на фрахт и доставку для поиска расхождений.

Еще одна цель аудита фрахта - убедиться, что компания получает все скидки, предоставляемые поставщиками. Большинство поставщиков грузов предлагают процентные скидки на определенные объемы доставки. Аудит фрахта гарантирует, что никакие счета не идут без получения соответствующей скидки. Специальные сборы за фрахт также подлежат пересмотру. Бухгалтеры должны выяснить, почему они указаны в накладной и как их кодировать в Главную книгу.

Компьютеризированные системы бухгалтерского учета или управления, как правило, необходимы для процесса аудита грузовых перевозок. Это позволяет практически мгновенно получать счета и счета для проверки. Бухгалтеры могут получать счета своевременно, чтобы гарантировать, что компания не заплатит слишком много денег до рассмотрения счетов за фрахт.