Что такое мелкая кассовая квитанция?

Любая квитанция о непредвиденных расходах, которую сотрудник использует для получения компенсации, может считаться мелкой кассовой квитанцией. У большинства офисов и отделов есть так называемый мелкий денежный фонд, встроенный в их бюджеты. Обстоятельства, при которых работники могут использовать деньги в небольшом денежном фонде, различаются, но большую часть времени фонд покрывает незначительные денежные расходы, такие как парковка для выездного совещания, канцелярские товары или почтовые расходы. Сотрудники, которые несут эти расходы, должны сохранить свои квитанции, заполнить мелкий кассовый чек или квитанцию ​​и сдать оба вместе бюджетнику для возмещения.

Мелкие денежные средства практически повсеместны в бизнесе. Хотя бюджет департамента, вероятно, покроет большинство основных расходов, почти невозможно предсказать все незначительные расходы, которые будут понесены в ходе обычной деятельности. Большинство сотрудников в тот или иной момент будут платить из своего кармана за некоторые связанные с работой расходы. Когда это происходит, мелкая кассовая квитанция может обеспечить быстрое погашение.

Каждая компания структурирует свою мелкую кассовую систему немного по-своему. Некоторые устанавливают списки утвержденных мелких денежных расходов, в то время как другие оставляют за усмотрением отдельных менеджеров. Однако почти во всех случаях работник должен предъявить квитанцию ​​о возмещении. Квитанция мелкой наличности обычно должна содержать подробное описание всех покупок, а также общую уплаченную сумму, что позволяет бюджетным служащим подтвердить, что (а) расходы соответствуют требованиям и (б) сумма возмещения совпадает с фактической потраченной суммой. , Как правило, приемлема печатная квитанция в виде мелкой наличности, которая может быть выдана для онлайн-покупки, а также фотокопия оригинальной квитанции.

В крупных компаниях работники, желающие получить возмещение, обычно должны предоставить не только небольшую кассовую квитанцию, но и ваучер на возмещение мелких сумм. В ваучере должно быть указано имя сотрудника, его или ее отдел, общая сумма, подлежащая распределению, и код финансирования. Коды, как правило, соответствуют типу расходов - например, парковка или питание. В некоторых случаях эти ваучеры внутренне рассматриваются как их собственный вид мелких денежных поступлений. Они обычно доступны онлайн на веб-сайте бюджетного офиса или могут быть распечатаны из внутренней сети департамента.

Большую часть времени бюджетник или казначей записывают все мелкие кассовые операции в кассовой книге офиса. Эта книга по сути является бухгалтерской книгой для отслеживания остатка средств в мелкой кассе. Любая мелкая кассовая квитанция или ваучер, который представляется, обычно хранится в бухгалтерской книге в случае аудита.