Что такое фонд поступлений?

Также известный как фонд мелких денежных средств, подотчетный фонд представляет собой тип денежного резерва, который предназначен для управления незначительными расходами, которые могут возникнуть в ходе повседневной деятельности компании. Как правило, поступления в этом фонде хранятся в валюте и монетах и ​​передаются администратору фонда или кассиру для выплаты в соответствии с политикой и процедурами предприятия. Компании всех размеров и типов, скорее всего, будут иметь под рукой какие-то мелкие денежные средства или авансовый фонд, что позволит быстро приобретать канцелярские товары или другие предметы без необходимости проходить официальную процедуру заказа и покупки.

Структура авансового фонда обычно очень проста. Малый бизнес может управлять бизнес-ресурсами такого типа, храня запас валюты и монет в закрытом ящике или небольшом сейфе на бизнес-сайте. Большинство фирм устанавливают минимальные и максимальные ограничения на общую сумму денег, которая может храниться в фонде в любое время. Установка этих лимитов обычно включает рассмотрение типа покупок, которые могут быть сделаны с использованием ресурсов фонда, а также учет средних цен на эти виды покупок.

Как и для любого типа финансового счета, авансовый фонд будет контролироваться и периодически сверяться. Для сверки обычно требуется запись квитанций за любые покупки, сделанные с использованием средств фонда с момента последней сверки, добавление любых депозитов, внесенных в фонд, и последующее сравнение балансового остатка фонда подотчетных сумм с физическим подсчетом денежных средств, находящихся в авансовых платежах. ящик для денег или сейф. В зависимости от размера бизнеса, этот тип сверки может происходить на еженедельной или двухнедельной основе, но должен выполняться по крайней мере на ежемесячной основе.

Есть несколько преимуществ для поддержания авансового фонда. На счету предоставляются деньги, которые можно использовать для покупки предметов первой необходимости без необходимости подготавливать заявку, получать номер заказа на покупку и ждать, пока чек компании будет сокращен для покрытия покупки. Например, если малому бизнесу нужен картридж для принтера немедленно, этот предмет можно приобрести за наличные деньги, найденные в фонде, транзакция будет записана, а затем может быть подан запрос на возмещение по обычным каналам закупок, гарантирующий, что фонд получает больше денег, которые могут быть использованы для другой покупки позже.