Что такое автоматизированный биллинг?

Автоматическое выставление счетов - это действие, при котором выставление счетов за товары и услуги происходит без необходимости подготовки счета-фактуры вручную. Многие биллинговые системы этого типа предоставляют возможность генерировать и отправлять электронные копии счетов клиентам. Использование этого типа программного обеспечения для выставления счетов позволяет более эффективно управлять процессом выставления счетов, экономя время и деньги компании.

Есть несколько функций, которые являются общими для автоматизированного биллинга. В большинстве случаев программное обеспечение позволяет создавать профили клиентов, которые содержат все данные, необходимые для точной подготовки счета. Эти данные будут включать имя клиента, адрес выставления счета, контакт для выставления счета и адрес электронной почты, если счет будет отправлен в электронном виде. В большинстве случаев автоматическая биллинговая программа будет собирать данные из других источников, связанные с использованием клиента, или разрешать ввод заказов вручную после их выполнения. Затем процессы в биллинговой системе применяют правильные тарифы для каждого заказа и создают счет-фактуру.

В зависимости от того, как настроена автоматизированная биллинговая система, счет-фактура может быть распечатана вместе с сопутствующим конвертом сразу после генерации счета-фактуры. Однако можно настроить программное обеспечение так, чтобы счета-фактуры автоматически распечатывались в определенное время суток. Есть даже несколько примеров программного обеспечения, которое предложит аппаратуру сложить счет, вставить его в предварительно указанный конверт и запечатать конверт. Когда в качестве средства доставки используется электронная почта, система может ускорить доставку сразу после создания счета-фактуры или управлять процессом электронной почты в определенное время суток, что позволяет владельцам бизнеса просматривать счета-фактуры до их отправки.

Электронные платежные системы этого типа иногда включают в себя возможность получать и применять платежи к неоплаченным счетам. Например, счета электронной почты могут содержать встроенную ссылку, которая позволяет клиенту сразу же произвести платеж после получения и просмотра счета. Вместо того, чтобы требовать от отдельного лица получения платежа и ручного ввода его в базу данных дебиторской задолженности, программное обеспечение распознает платеж, применяет его к соответствующему номеру счета и вычитает эту сумму из остатка на счете клиента.

Автоматическое выставление счетов работает очень хорошо в ситуациях, когда у клиента есть постоянный заказ, или существует регулярный платеж, который необходимо запрашивать еженедельно или ежемесячно. С помощью этого приложения система может быть настроена на автоматическое создание постоянных или повторяющихся счетов-фактур для соответствующих клиентов, что устраняет необходимость для одного или нескольких сотрудников тратить часы на выполнение этой повторяющейся задачи. Конечным результатом является то, что персонал может использоваться для различных функций, что позволяет повысить эффективность рабочего дня и, следовательно, снизить затраты.

Использование автоматизированного выставления счетов распространено сегодня с компаниями всех размеров. Виды бизнеса, начиная от телекоммуникаций и заканчивая онлайн-магазинами, выигрывают от использования этого типа программного обеспечения. Экономя время и ресурсы компании, предприятия могут снизить расходы и, следовательно, оставаться более конкурентоспособными.