Каковы лучшие советы по форматированию документов?

Форматирование документа иногда может быть очень прозрачным для пользователя, а иногда это может быть очень сложно. Один из способов добиться хороших результатов форматирования с минимальными усилиями - это быть хорошо знакомым с используемой программой. Другой совет заключается в том, чтобы максимально упростить форматирование и подумать не только о базовой функциональности доступных инструментов, чтобы их можно было использовать в полной мере. Знание цели форматированного документа, будь то принтер, портативное устройство или веб-страница, может помочь избежать механизмов форматирования документа, которые могут не переводиться на конечный носитель. Понимание аспектов использования документа может помочь в определении объектов, таких как изображения, поэтому он выглядит профессионально и имеет превосходное качество при выводе документа.

Знание того, как работает программное обеспечение для редактирования документов, жизненно важно для использования даже умеренного форматирования документов. То, что может показаться простым набором инструментов, может становиться все более сложным, поскольку их взаимодействие с текстом и друг с другом начинают приводить к непредсказуемым результатам. Обтекание текстом, разрывы строк, слои и вставленные объекты, такие как ячейки электронной таблицы, могут быть отброшены определенными стилями или элементами. Форматирование может даже казаться идеальным, пока не будет экспортировано или отправлено на принтер. Знание того, как и почему программа работает так, как она работает, может устранить большую часть этого разочарования.

Важно разработать форматирование документа с учетом конечного результата. Нет смысла использовать цветные картинки в документах, которые будут напечатаны в черно-белом варианте. Некоторое сложное форматирование, особенно связанные объекты между офисными пакетами, может плохо переводиться в файл языка разметки гипертекста (HTML). Электронные книги, отчеты или рекламные брошюры предъявляют особые требования к их форматированию, которые могут изменить объем контента и характер дизайна. Использование шаблонов или создание макета документа перед началом работы может сэкономить время и предотвратить проблемы.

Чаще всего простое форматирование документов является наиболее эффективным. Сложные макеты, включающие фреймы или таблицы, вложенные в другие таблицы, могут неправильно отображаться с помощью другого устройства или программы. Аналогично, никогда не стоит использовать отдельные пробелы для форматирования. Инструменты форматирования в редакторе должны использоваться так, как они предназначались для форматирования, без ярлыков, чтобы обеспечить максимальную вероятность безупречного вывода.

Разработка форматирования документа и содержимого должна идти рука об руку, хотя они должны быть составлены индивидуально, прежде чем переходить в редактор. Создание форматирования на лету может привести к тому, что пользователь упустит из виду более крупный дизайн. Попытка создать контент для формата при переходе от одного элемента к другому может привести к ошибкам или сбоям в форматировании. Благодаря заранее продуманному плану форматирования документов и контента конечный результат может быть достигнут в минимальные проблемы.