Что такое система управления контентом (CMS)?

Современное предприятие больше, чем любой другой товар, подпитывается информацией. Наступление электронных средств массовой информации превратило нашу экономику в информационную экономику с крупнейшими предприятиями, содержание которых в некоторых случаях составляет несколько терабайт информации. Если бы сегодняшняя компания Fortune 500 имела всю свою информацию в печатном виде, ей потребовалась бы армия клерков, чтобы просто отследить все это.

Многие организации имеют как внутренние, так и внешние веб-сайты, которые могут содержать огромное количество регулярно обновляемой информации. Управление веб-контентом является важной частью управления контентом и относится к программам и оборудованию, используемым для управления этим веб-контентом.

Системы управления контентом - это электронные системы, которые принимают данные и организуют их так, чтобы их можно было легко находить, искать, обновлять и распространять по всей организации. Основным компонентом является технология базы данных, хотя CMS - это больше, чем база данных; он включает в себя сложные технологии поиска и многоуровневые механизмы хранения, которые могут преобразовывать контент в различные типы аппаратного хранилища (CD-ROM, магнитная лента и т. д.), в зависимости от того, как часто к нему обращаются.

CMS, поскольку она предназначена для управления всеми типами информации независимо от формата, также должна обеспечивать высокий уровень взаимодействия документов. Иными словами, все документы, включая документы для обработки текстов, электронные таблицы, базы данных, файлы .PDF и любые другие типы файлов, должны быть классифицированы и иметь перекрестные ссылки, чтобы при проведении поиска была доступна вся соответствующая информация, независимо от того, происхождения или формата. Кроме того, взаимодействие между системами управления контентом стало необходимым, так что несколько организаций и государственных учреждений могут обмениваться информацией, когда это необходимо, даже если они используют разные системы.

Хотя обмен информацией приобрел большое значение в современной информационной экономике, система управления контентом также должна учитывать авторизацию и предоставлять средство, позволяющее администратору указать, какие получатели могут получить доступ к какому контенту. Права доступа к документу должны быть установлены на уровне отдельного пользователя.

Другие важные элементы системы управления контентом включают возможность автоматического захвата больших объемов документов, возможность повторного использования документов и их повторной сборки в новые документы, а также возможность создания рабочего процесса, отражающего зависимости одного документа от другого. Наконец, многие системы управления контентом включают в себя функции совместной работы, которые позволяют нескольким сотрудникам в разных местах совместно работать над созданием или редактированием документов и управлять изменениями и изменениями в документах. Совместная работа CMS также гарантирует, что каждый фрагмент информации, связанный с конкретным проектом, синхронизируется и своевременно распространяется среди всех членов команды проекта.