Что такое электронный картотечный шкаф?

Электронная картотека может быть либо метафорической ссылкой на систему хранения документов и другой информации на электронном носителе, таком как жесткий диск компьютера, либо она может относиться к фактической части программного обеспечения, которая помогает в создании и ведении электронных записей. Много раз, электронный картотечный шкаф упоминается как способ хранения физических документов в цифровом виде, чтобы повысить эффективность поиска документов или минимизировать пространство, необходимое для физических записей. Использование электронной системы регистрации может позволить нескольким пользователям одновременно получать доступ к информации, не перегружая ее перед физическим картотечным шкафом, а также может сделать информацию, которую она содержит, доступной удаленно через сетевые подключения.

Не существует единого определения того, что на самом деле представляет собой электронная картотека; вместо этого термин относится, как правило, к использованию электронного хранилища способом, который приближается к физическому файлу. На самом базовом уровне один каталог на жестком диске компьютера, который содержит некоторые документы или другие файлы, технически представляет собой электронный картотечный шкаф, поскольку файлы являются отдельными, индексируются и иногда доступны для поиска с помощью функций операционной системы. Очень продвинутая система электронной подачи заявок может использовать систему управления реляционными базами данных (RDBMS), по существу, позволяющую пользователям классифицировать каждый фрагмент информации в рамках, которые затем могут искать или вызывать информацию определенным образом.

Есть много вариантов, доступных при использовании электронной картотеки, которую физический кабинет не может предоставить. Весь картотечный шкаф, в зависимости от его размера, может быть скопирован на цифровое устройство или компакт-диск (CD), что позволяет легко копировать, переносить или переносить его. Его также можно сделать доступным через сеть, чтобы несколько пользователей могли получить к нему доступ независимо от местоположения. Информация в системе электронной регистрации может быть защищена паролем или зашифрована для дополнительной безопасности. В некоторых случаях документы в электронной системе можно легко найти по определенным ключевым словам, что позволяет легче находить некоторую информацию, чем в физическом кабинете.

Некоторые приложения, которые пытаются обеспечить полную систему управления информацией и документами, можно назвать программным обеспечением электронного картотеки. Они часто включают в себя функции и опции, подобные базам данных, для доступа к сети или генерации отчетов. В некоторых случаях целые наборы документов могут быть проиндексированы приложением, чтобы их можно было легко просматривать через графический интерфейс пользователя (GUI).

Изредка могут возникнуть проблемы с использованием электронной картотеки. Во-первых, если информация извлекается из онлайн-источников, то могут возникнуть проблемы с авторским правом, связанные с хранением документов без разрешения авторов. Еще одна проблема, особенно в тех областях, где действуют строгие законы о конфиденциальности, заключается в том, что базовая система электронных картотек может не обеспечивать всех необходимых для обеспечения безопасности и конфиденциальности точек, а это означает, что может потребоваться более интенсивный, специфичный для отрасли тип системы электронных записей. использоваться для конфиденциальных данных.