Что такое система управления информацией?

Система управления информацией - это широкая система, которая включает в себя большие объемы информации по всей организации. Элементы данных вводятся в различные системы по всей организации. Управление информацией отвечает за объединение всех этих элементов данных в единую систему. В зависимости от размера организации, эта система может работать с несколькими платформами и программными приложениями, или все они могут размещаться на одном компьютере.

Организации собирают огромное количество данных ежедневно. Для доступа и использования всей этой информации организация нуждается в хорошо спланированной и управляемой информационной системе. Источник или формат данных не имеет значения. Все фрагменты данных должны войти в систему, чтобы организация могла их использовать.

Данные должны управляться на протяжении всего жизненного цикла. Бумажные документы, файлы электронных документов, аудио, видео и данные, относящиеся к конкретному приложению, должны быть правильно записаны и сохранены. Законы и нормативные акты устанавливают требования к тому, как организация должна хранить, использовать и архивировать данные. Эти законы и правила различаются в зависимости от типа собираемой информации.

Люди с опытом в различных дисциплинах работают вместе, чтобы разработать систему управления информацией. Бизнес-аналитики и адвокаты работают над определением бизнес-требований и требований законодательства. Затем эта информация подается специалистам по базам данных и специалистам по информации, чтобы определить, как данные должны храниться в системе. В конечном счете, программисты и другие технические эксперты работают над разработкой программного обеспечения, используемого для хранения этой информации.

Каждая деловая и информационная потребность организации должна решаться в той или иной форме системы управления информацией. Многие из этих систем разрабатываются внутри организации в связи с уникальными потребностями такой организации. Коммерческое программное обеспечение может быть лицензировано организацией для удовлетворения многих ее потребностей в управлении данными; Однако эти отдельные системы должны быть интегрированы, чтобы они могли общаться друг с другом. Этот процесс интеграции может быть завершен внутри организации или сторонними консультантами.

Система управления информацией содержит в себе разрозненные данные. Эти данные могут быть собраны с помощью ввода с клавиатуры, сбора через веб-портал или даже с мобильных телефонов. Как правило, в этих элементах данных есть определенные теги, которые позволяют организации передавать информацию по всей системе по одному конкретному запросу. Эта возможность по своей сути важна для успеха системы. Если система не разрешает такой запрос, это не система управления информацией, а набор программных приложений.