Что такое управление жизненным циклом информации?

Управление жизненным циклом информации - это название стратегий и политик, которые используются в бизнесе для поддержки и организации цифровой информации. Это современная эволюция стратегий, используемых для управления физическими данными, такими как данные, хранящиеся на бумаге, пленке и других физических носителях. Часть данных проходит пять этапов управления жизненным циклом информации. Это создание, распространение, обслуживание, использование и размещение.

При управлении жизненным циклом информации перемещение и хранение определенного фрагмента данных контролируется с момента его создания до момента, когда он перестает быть полезным. Обычно это происходит в бизнес-контексте, хотя управление жизненным циклом информации также можно использовать для хранения данных для государственных или других целей. Политика управления жизненным циклом информации в бизнесе определяется общими целями организации и тесно связана с ее общими политиками в области информационных технологий.

Процесс начинается с создания или получения новой части информации. Данные могут создаваться либо внутренне, например, когда бухгалтер готовит бюджет для организации, либо могут быть получены от кого-то за пределами компании. Это может включать в себя формы, переписку или отчеты.

Информация затем распространяется. На внутреннем уровне данные передаются работникам и руководителям компании, которые могут нуждаться в них для принятия политических решений. Данные также могут распространяться извне среди поставщиков, клиентов или акционеров.

Затем эта информация может быть использована для принятия деловых решений или определения политики компании. На протяжении всего процесса использования и распространения информация должна сохраняться. Техническое обслуживание включает в себя хранение, поиск и передачу информации. Чтобы информация была полезной, бизнес должен располагать ее в заранее определенной последовательности и иметь систему для управления ею. Процессы отслеживания данных во время их использования также являются частью этапа обслуживания.

Наконец, информация подвергается диспозиции. Это политика, разработанная для обработки информации, которая со временем стала менее ценной. К таким данным обращаются реже, и, возможно, они уже отвечают требованиям хранения, установленным государственными или организационными правилами.

В хорошо организованной системе управления жизненным циклом информации данные плавно проходят эти пять этапов. Исключением является случай, когда бизнес становится вовлеченным в судебный процесс. В этом случае некоторые данные могут быть заморожены или удалены из общего потока данных, пока не будет решен юридический вопрос.