Что такое программное обеспечение для управления знаниями?

Программное обеспечение для управления знаниями - это инструмент или набор инструментов, используемый для электронного сбора, организации, обмена и анализа деловой информации среди различных пользователей. Концепция управления знаниями (КМ) была разработана в 1990-х годах, когда компании боролись с эффективными способами управления и извлечения деловой информации. Были разработаны корпоративные системы управления контентом, а также специальное программное обеспечение для управления знаниями для облегчения сбора и распространения знаний. В настоящее время существуют сотни различных программных инструментов KM, каждый из которых предназначен для определенного типа бизнеса.

Различные группы, такие как обслуживание клиентов, информационные технологии (ИТ), розничная торговля, наука, инженерия, правительство и образование, могут нуждаться в специализированном программном обеспечении для управления знаниями. Например, некоторое программное обеспечение KM управляет информацией о клиентах или клиентах, чтобы улучшить продажи и поддержку клиентов. Другой тип может собирать информацию о навыках, талантах, образовании и бизнес-тренингах сотрудников, чтобы использовать опыт, который мог остаться незамеченным в прошлом. Некоторые инструменты управляют рабочим процессом, обеспечивают обучение или стандартизируют процессы с помощью пошаговых инструкций или руководств.

Управление знаниями начинается с процесса сбора доступной информации. Бумажные документы, электронные письма, файлы в формате .pdf или текстовые файлы, чертежи или графика, веб-контент, рукописные документы, микрофильмы или микрофиши и цифровые файлы - все это возможные входные данные. Знания эксперта по предмету также могут быть записаны и добавлены в базу знаний. Специальные инструменты могут преобразовывать различные вводимые данные в стандартный формат и повышать качество получаемой документации. Полученный набор знаний обычно хранится в мощной базе данных.

Как только информация собрана, для управления информацией используются другие программные средства управления знаниями. Документы и файлы можно связывать, индексировать и классифицировать, чтобы их можно было легко сканировать и получать к ним доступ с помощью инструментов поиска. Некоторая информация может нуждаться в контроле версий, поэтому пользователи обязательно будут использовать только самую последнюю информацию, в то время как предыдущие версии архивируются. Инструменты KM позволяют нескольким пользователям совместно создавать информацию и управлять процессом проверки и утверждения. Другие функции могут включать в себя управление доступом, возможности архивирования и поиска, а также преобразование в различные типы вывода.

Использование программного обеспечения для управления знаниями дает много преимуществ для бизнеса. Это снижает потребность компаний в обработке и хранении большого количества бумаги или записей в различных форматах с различными требованиями к хранению. Информация может быть получена быстрее, из более широкого круга источников, а также может более легко распространяться и контролироваться. Инструменты KM позволяют пользователям собирать информацию об информации, такую ​​как показатели, производительность, повторяющиеся или распространенные проблемы и сбои рабочего процесса. По этим причинам программное обеспечение для управления знаниями продолжает расти в популярности, сложности и практическом применении.