Что такое онлайн-управление документами?

Онлайновое управление документами - это сервис, который позволяет людям просматривать, обмениваться, изменять и контролировать документы онлайн. Ряд компаний предлагают онлайн-услуги по управлению документами, а некоторые компании создают свои собственные системы для внутреннего использования. Некоторые услуги бесплатны, в то время как другие взимают плату за поддержание сервиса и предоставление дополнительных льгот и услуг. Компании нередко предлагают набор связанных с офисом услуг с онлайн-управлением документами, чтобы люди могли получить доступ ко всему, что им нужно, в одном месте.

Существует ряд причин, по которым люди могут захотеть получить доступ к документам в Интернете. Одной из самых распространенных причин является желание иметь виртуальный офис. В виртуальном офисе кто-то не привязан к определенному месту или компьютеру; Для просмотра документов в Интернете можно войти в любую точку мира. Кроме того, люди могут делиться своим виртуальным офисом, например, когда редактор работает с клиентом в другой стране. Клиент может публиковать документы в Интернете для просмотра и изменения любой из сторон, что намного эффективнее, чем отправка документов по почте или их отправка по электронной почте.

Совместная работа с документами также упрощает совместную работу в Интернете. У некоторых компаний есть продукты, которые были специально разработаны для облегчения совместной работы, позволяя нескольким людям одновременно входить в документ, вносить изменения и добавлять комментарии. Хранение электронных документов также может быть полезным в качестве меры безопасности, гарантируя, что, если документ будет поврежден в других форматах и ​​местах, он все равно будет доступен онлайн.

Возможно сделать онлайн документы публичными или приватными. Иногда люди предоставляют резюме, вырезки и подобные документы в общем формате, чтобы потенциальные клиенты и заинтересованные представители СМИ могли легко получить к ним доступ. С другой стороны, люди, работающие над конфиденциальным проектом, могут предпочесть защищенную паролем область для своих документов, чтобы гарантировать, что они не будут видны неавторизованному персоналу. Обычно пользователи могут в любое время настроить параметры конфиденциальности, в том числе кому разрешено просматривать документ.

Люди, которые заинтересованы в онлайн-управлении документами, могут обслуживать ряд служб. Перед тем, как подписаться на услугу, важно подумать о том, какие функции могут быть желательны, а также целесообразно спросить других людей, которые будут работать над тем же документом, если у них есть предпочтения. Например, у кого-то уже может быть подписка на сервис, и он предпочитает работать с этим, а не подписываться на другой сервис.