Что такое система управления документами?

Система управления документами - это программа, используемая для хранения и контроля документов, используемых компанией. До появления компьютеров система управления документами была просто процессом подачи печатных документов компании, таких как заказы на поставку, технические изменения и схемы, в систематическом порядке, чтобы упростить поиск. Также известный как DMS, наиболее распространенный тип системы управления документами сегодня является электронным.

Система электронного документооборота - это компьютерная программа, которая индексирует и хранит записи компании. Это позволяет передавать информацию в электронном виде в другие регионы без необходимости распечатывать, отправлять по почте или факсу. Подобно системам управления контентом, которые чаще всего используются для хранения процедур или рабочих руководств, система управления документами хранит информацию в виде электронных изображений, поэтому многие сотрудники могут одновременно получать доступ к электронным документам.

Для документов, которые изначально не находятся в электронном виде, используется программное обеспечение для сканирования изображений, чтобы преобразовать бумажную копию в электронные изображения. Затем электронные изображения хранятся на компьютере до тех пор, пока они не понадобятся. Другое использование для системы управления документами - безопасность и соответствие.

Функции безопасности включают защиту паролем, доступ «только для чтения» и аварийное восстановление. Защита паролем используется для предотвращения просмотра конфиденциальных файлов неавторизованными пользователями. Большинство систем управления документами позволяют пользователям настраиваться по профилям и могут просматривать только файлы, относящиеся к их профилю. Например, пользователь, настроенный под профилем покупателя, сможет просматривать изображения заказов на покупку или ценовые соглашения после ввода своего пароля, но не сможет просматривать изображения технической документации, такой как механические чертежи.

Функция безопасности доступа «только для чтения» позволяет пользователям просматривать документы, но предотвращает любые изменения. Этот тип доступа полезен для сотрудников, которым может потребоваться исследовать данные для проектов, но у них нет полномочий вносить изменения. Аварийное восстановление является еще одной важной, но, надеюсь, никогда не необходимой функцией безопасности систем управления документами. Резервные файлы или внешние компьютеры обычно используются таким образом, чтобы в случае пожаров, наводнений или других типов стихийных бедствий все записи компании были в безопасности.

Соответствие является еще одним аспектом большинства систем управления документами. Для компаний, находящихся в собственности США, закон Сарбейнса-Оксли или SOX, как его часто называют, требует соблюдения правил хранения записей. SOX определяет, какие типы записей должны храниться и как долго. Компании проверяются на соответствие и штрафы за отсутствие точного и уместного учета включают штрафы и возможное тюремное заключение. Используя систему управления документами, компании хранят записи в безопасном и легкодоступном месте.