Что такое визуализация документов?

Визуализация документов является важным элементом ведения бизнеса сегодня. Являясь средством создания электронных копий важных документов, диаграмм и изображений, обработка изображений помогает обеспечить безопасное сохранение и архивирование деловых документов. Вот основы работы с изображениями документов, включая хранение и распространение сохраненных изображений.

Визуализация бумажных документов очень проста. Все, что действительно требуется, - это качественный сканер, USB-кабель для подключения сканера к компьютеру, а затем программное обеспечение для сканирования, которое позволит сохранить имя и имя сохраненного изображения. В то время как сканеры документов раньше были довольно дорогими, устройства хорошего качества сегодня доступны по очень разумным ценам. Это делает возможной визуализацию документов для бизнеса и дома.

Как только программное обеспечение загружено на жесткий диск и система распознает сканер, просто поместите документ лицевой стороной вниз на экран сканера и нажмите клавишу запуска, чтобы начать сканирование. Работая аналогично копировальному аппарату, сканер создает изображение документа, работая с одного конца до другого. Когда страница будет завершена, можно будет использовать программное обеспечение для присвоения имени отсканированному документу, а затем сохранить его на жестком диске компьютера. В качестве альтернативы, отсканированный документ может быть загружен на CDR или загружен на сервер для хранения и поиска.

Преимущества сканирования документов в изобилии. Во-первых, создание электронной копии ценных документов гарантирует, что даже в случае утери оригинала его можно будет восстановить, распечатав электронную копию. Во-вторых, ценные архивы прошлых лет могут быть захвачены и сохранены, поскольку при визуализации документов создается копия, которая не выцветает, не желтеет от времени и не становится хрупкой с течением времени. И наконец, обработка изображений позволяет легко обмениваться копиями бумажных документов с удаленными местами.

Например, если торговый представитель находится за пределами страны и ему требуется копия клиентского контракта, нет необходимости начислять расходы, связанные с изготовлением бумажной копии и отправкой по почте курьерской службой. Вместо этого отсканированный документ может быть просто отправлен по электронной почте или помещен в сеть, к которой сотрудник может получить доступ. То, что раньше занимало дни, теперь занимает всего несколько минут, чтобы выполнить с документами.

Отображение документов изменило способ хранения важных документов многими компаниями, а также значительно упростило получение данных при необходимости. Независимо от того, состоят ли документы из изображений, контрактов или схем зданий, изображения важных документов сохраняются и доступны по мере необходимости.