Hur blir jag en dokumentkontrollspecialist?
Dokumentkontrollspecialister hanterar insamling, lagring och hämtning av organisationens interna dokument. En gymnasieutbildning krävs vanligtvis för anställningsnivå på grundnivå, men en viss högskoleutbildning kan behövas för en ledningsposition. För att bli en dokumentkontrollspecialist måste du också ha goda organisatoriska, datoriska och geistliga färdigheter. Anställning för detta yrke finns vanligtvis inom hälso- och sjukvård, juridik och tillverkningsområden samt utbildnings- och statliga institutioner. Typiska uppgifter för en dokumentkontrollspecialist inkluderar arkivering, distribution och återställning av tryckta och elektroniska dokument.
För att bli en dokumentkontrollspecialist behöver du ett gymnasieexamen och omfattande utbildning på jobbet. De flesta specialister börjar denna karriär i en position på startnivå och tar ytterligare ansvar när deras kunskaper och färdigheter ökar. Vissa arbetsgivare kan kräva att du avslutar en två- eller fyraårig examen för att arbeta i en ledande position. Andra kan vara villiga att acceptera professionell certifiering i stället för en högskoleexamen. Specialiserad utbildning och certifiering finns tillgänglig från internationellt erkända organisationer, såsom Knowledge Management Professional Society (KMPro) och Association for Information and Image Management (AIIM).
Förutom din formella utbildning måste du också ha mycket goda organisatoriska och geistliga färdigheter för att bli en dokumentkontrollspecialist. Dessa yrkesverksamma är skyldiga att organisera och spåra användningen av hundratals dokument dagligen. Du måste kunna skapa och hantera både tryckta och elektroniska arkiveringssystem för att lyckas med detta yrke. Utmärkta datorkunskaper och förtrolighet med en mängd olika programapplikationer kommer också att behövas för detta jobb. Ledningsnivåer kräver vanligtvis god kommunikations- och ledarskapsförmåga tillsammans med förmågan att utbilda andra arbetare.
När du har blivit en dokumentkontrollspecialist kan du hitta anställning hos ett antal olika organisationer. Dessa yrkesverksamma är ofta anställda inom sjukvårds-, teknik- och tillverkningsområdet samt bygg- och teknikindustrin. Statliga institutioner och utbildningsinstitutioner använder också dokumentkontrollsystem tillsammans med banker och andra finansiella tjänsteföretag. Du kanske kan hitta arbete med en oberoende dokumentkontrolltjänst om traditionell anställning inte är tillgänglig. Vissa arbetsgivare inom det biomedicinska eller juridiska området kan behöva specialiserad utbildning före anställningen.
Dessa specialister deltar vanligtvis i aktiviteter som att organisera och arkivera olika tryckta och elektroniska dokument. De ser till att den aktuella versionen av ett dokument är tillgänglig och håller reda på dess plats och användning. Dessa yrkesmän använder också skannrar för att göra elektroniska kopior av pappersdokument och skapa arkiveringssystem för lagring och hämtning. Specialister på ledningsnivå kan krävas att utveckla och implementera rutiner och policyer för delning av dokument och genomföra utbildningskurser för anställda.