Hur blir jag en virtuell kontorsassistent?

I allmänhet är den lägsta förberedelse som krävs för att bli en virtuell kontorsassistent en gymnasieexamen följt av viss kontorsutbildning. Det finns samhällskolor och yrkesskoleprogram liksom utbildningsalternativ online för någon som vill bli en virtuell kontorsassistent, och många människor med traditionella affärs- eller ledningsgrader kan bli virtuella kontorsassistenter. För att specialisera eller gå vidare till en juridisk eller medicinsk ställning kan man genomföra ytterligare utbildning och i många fall certifiering. Om man är egenföretagare kan vissa ytterligare krav inkludera investeringar i kontorsutrustning.

En virtuell kontorsassistent har i huvudsak samma jobbbeskrivning som en traditionell kontorsassistent, förutom att han eller hon vanligtvis arbetar på sitt hemkontor som frilansare. I många fall har ett virtuellt kontor flera fördelar jämfört med en traditionell kontorsinställning. Till exempel är telekommunikation ofta mer bekväm för anställda, och det kan vara mer kostnadseffektivt för båda parter.

Vanliga kontorsassistentuppgifter inkluderar administrativa uppgifter, såsom att utföra grundläggande datainmatning och underhålla filer och poster. Andra vanliga aktiviteter inkluderar post, e-post och faxdokument, tillsammans med att skriva affärsbrev och rapporter. Kontorsassistenter är också ofta ansvariga för att spåra budgetinformation och för att ordna möten och researrangemang också för deras handledare. En virtuell assistent kan också fokusera på en specifik nisch - han eller hon kan arbeta med att publicera som en virtuell författares assistent, till exempel; andra hyrs in specifikt för juridisk eller medicinsk transkription.

För att bli en virtuell kontorsassistent kan man träna genom att följa den konventionella vägen för att lära sig sekretariatsförmågor i gymnasiet, och sedan genomföra ett till tvåårigt kontorsadministrationsprogram i en yrkesteknisk skola eller samhällsskola. I allt större utsträckning erbjuder samhällskollegier också program speciellt för virtuella kontorsassistenter. Några exempel på kurser inkluderar datorteknik och webbdesign, tillsammans med traditionella färdigheter, såsom transkription och bokföring.

I stället för att gå på en lokal skola kan någon som vill bli en virtuell kontorsassistent genomföra hela sin studiekurs online. Flera organisationer erbjuder coachning och utbildningsprogram till olika kostnader. Även om certifiering inte krävs för att bli en virtuell kontorsassistent, kan man bli certifierad genom International Virtual Assistants Association (IVAA). Det erbjuder beteckningarna Certified Virtual Assistant, Ethics Checked Virtual Assistant och Real Estate Virtual Assistant. Det finns också flera certifieringsprogram för juridisk sekreterare tillgängliga.

Vissa grundläggande färdigheter som vanligtvis krävs för att bli en virtuell kontorsassistent inkluderar god muntlig och skriftlig kommunikation, tillsammans med kunskap om affärsetikett. För många kontorsjobb krävs ofta effektiva skrivfärdigheter och uppmärksamhet på detaljer och förmågan att multitask anses också vara viktig. Dessutom behöver en frilansare vanligtvis viss utrustning för att upprätta ett hemmakontor. Som ett minimum använder han eller hon en dator, skrivare, telefon och en faxmaskin.