Hur skriver jag en RFP?

När ett företag beslutar att köpa en vara eller tjänst och vill begära potentiella leverantörer, skriver de först en begäran om förslag (RFP). RFP anger kriterierna som vill att leverantörer ska uppfylla när de föreslår varför de ska anställas för jobbet. Det är viktigt att skriva en RFP som är tydlig och ber om all information som behövs, samtidigt som företaget presenteras i ett positivt ljus. En dåligt skriven RFP kan innebära att företaget kan sluta med främst okvalificerade leverantörer eller subparförsäljare, eller inga förslag alls.

Det första steget att skriva en RFP är helt enkelt att bestämma exakt vad företaget behöver. Även om detta låter ganska grundläggande är det faktiskt det steg som ofta ignoreras av företag. Många företag börjar skriva en RFP utan att ha en klar förståelse för vad deras behov och önskemål är, och slutligen slutar man på att be om för mycket, för lite eller motsägelsefulla saker. Insatser bör inhämtas från alla som är involverade i det drabbade projektet, och man bör uppnå enighet om vad som faktiskt behövs innan RFP till och med påbörjas.

Försäljare måste veta exakt vad du behöver för att vara klar och vad du helt enkelt vill ha. Många företag gör misstaget när de skriver en RFP för att skapa en önskelista med sina drömfunktioner, men använder behovord som ska och måste . Leverantörer som kanske inte kan uppfylla ett eller två av dessa kriterier får inte lägga fram ett förslag alls om de anser att kriterierna är absolut nödvändiga. Det är viktigt att uppmärksamma det använda språket, spara behov av ord för när de är korrekta och att använda mjukare språk som lust och valfritt för att föredra funktioner.

Innan några förslag faktiskt begärs är det också en bra idé att veta hur det ideala förslaget kommer att se ut. Om det finns flera aspekter på vilka förslag kommer att bedömas, till exempel om de kommer att bedömas utifrån pris, aktualitet och funktionsdensitet, har du en uppfattning om hur mycket av var och en av dessa funktioner som kommer att vägas. Vet hur ett förslag som erbjuder det lägsta priset men en lång väntetid kommer att jämföra med ett förslag som är dubbelt så dyrt men tar halva tiden. Detta hjälper till att minska förvirring och stress senare i processen.

Att faktiskt sitta ner för att skriva en RFP kan vara en ganska smärtfri och snabb procedur när grundarbetet har lagts. Inledningen bör bara redogöra för varför företaget begär förslag och ge en översikt över resten av begäran, inklusive viktiga kriterier och tidsfrister. RFP ska då täcka vad ett vinnande förslag måste ha, följt av önskade egenskaper och kriterier för att välja vinnaren, särskilt om det finns angivna urvalskriterier. Därefter bör en tidslinje som innehåller olika referensdatum och ett sista förfallodatum ges. Slutligen bör RFP ge sökandena en uppfattning om vad som kommer att hända därefter, inklusive hur länge de kan förvänta sig att vänta med att höra tillbaka och om de som inte valt kan förvänta sig svar.