Vad är vanliga administrativa assistentfrågor?

Administrativa assistenter hjälper oftast chefer, direktörer, vice ordförande och personal på c-nivå med uppgifter som schemaläggning, kommunikation, dokumentproduktion, resor och kontor. De kan också hjälpa en hel avdelning med dessa typer av uppgifter. Under en intervju kommer anställningschefen vanligtvis att ställa frågor kring kandidatens hårda färdigheter, mjuka färdigheter, tidigare erfarenhet och personlig arbetsstil.

Vanliga administrativa assistenthårda färdigheter inkluderar ordbehandlings- och kalkylprogram, lätt redovisningsförmåga och vissa skrivfärdigheter. Vissa positioner kan kräva ytterligare specifika färdigheter. Exempelvis kan den administrativa assistenten till en dekan för utbildning behöva känna till reglerna för akademisk publicering, och assistenten till den verkställande direktören på ett sjukhus kan behöva känna till grundläggande medicinsk terminologi. Administrativa assistentintervjuer kommer ofta att utformas för att avslöja intervjuarens kunskaper inom dessa områden. Kandidaten kan också bli frågade vilka typer av datorprogram hon har arbetat med eller kan frågas hur många års erfarenhet hon har inom ett visst färdighetsområde.

Anställande chefer kommer också att ställa frågor till administrativ assistent som undersöker kandidatens mjuka färdigheter. Detta inkluderar områden som organisation och interpersonlig kommunikation. Till exempel kan en avdelningens administrativa assistent behöva hantera scheman för flera personer med olika funktioner och olika arbetsstilar. I detta fall kan anställningschefen fråga om kandidatens förmåga att få fram nödvändig information från både över- och underkommunikanter med ett minimum av friktion på arbetsplatsen.

Många administrativa assistentintervjuer centrerar kring erfarenhet eftersom det förflutna ger bevis på en kandidats förmågor. Dessa frågor kan behandla antingen hårda eller mjuka färdighetsområden. Till exempel kommer en högt rankad forsknings- och utvecklingsansvarig att behöva en administrativ assistent som kan lita på känslig eller konfidentiell information, så att han kan be kandidaten att beskriva tidigare erfarenheter med liknande information. En administrativ assistent för en nybildad position eller avdelning kan behöva skapa ett fungerande arkiveringssystem från början, så att anställningschefen kan be kandidaten berätta om en tid då hon utförde en liknande uppgift.

Chefer och deras administrativa assistenter arbetar ofta mycket nära för att uppnå ett gemensamt mål, så det är ofta viktigt att deras arbetssätt är komplementära. En chef som vet att han är dåligt organiserad söker ofta en administrativ assistent som är extremt organiserad och inte rädd för att hålla honom i uppdrag. En chef som tenderar att vara temperamentsfull eller ha mindre än perfekt kommunikationsförmåga väljer ofta en administrativ assistent som både påverkas inte av sin humör och kan "släta fjädrar" av de människor han kan motverka. En chef som reser mycket kommer att behöva en assistent som kan fungera effektivt med mycket lite direkt övervakning.

Kandidaterna bör också förvänta sig att svara på administrativa assistentintervjuer som också tar upp personliga motiv och arbetsstilpreferenser. Detta är så viktigt att det ofta kommer att vara den avgörande faktorn mellan lika kvalificerade kandidater. En kandidat med en gratis arbetsstil kan till och med väljas över en med mer erfarenhet eller utbildning.