Vad är nödvändiga sekreterares färdigheter?

Moderna sekreterare är ofta limet som håller ett kontor eller en organisation tillsammans genom att se till att personal och kunder är på rätt plats vid rätt tidpunkt och har rätt dokument och information som behövs. Sekreterares färdigheter sträcker sig från bokning av möten och inrättande av mötesrum till förberedelse av juridiska dokument. Typ och storlek på företaget som en sekreterare arbetar på, dikterar ofta vilka färdigheter som krävs; Det finns emellertid några grundläggande sekreterares färdigheter som alla sekreterare bör behärska, inklusive skriv-, schemaläggnings- och telefonfärdigheter.

Högsta kommunikationsförmåga är avgörande för sekreterare. Det är viktigt för sekreterarna att kunna tydligt kommunicera och dela information med kunder och kollegor på olika sätt, inklusive i telefon, i skriftliga dokument och genom presentationer. Sekreterare ordnar ofta dagens händelser för en chef eller avdelning, inklusive schemaläggning av möten och tillhandahåller nödvändiga dokument till de som deltar i mötena. Kreativa problemlösningsförmågor är också kritiska, eftersom sekreterare står inför olika uppgifter varje dag.

Förutom vanliga kontorsuppgifter bör sekreterares färdigheter också inkludera planering av evenemang. Stora möten hålls ofta på platser, till exempel på ett konferenscenter eller hotellmötesrum. Förutom att boka ett mötesutrymme och ge vägbeskrivning för alla parter att komma dit, har en sekreterare ofta i uppgift att ordna övernattning, biluthyrning och flygbussar för deltagare. Beställning av snacks, måltider och drycker för gäster under hela mötet faller också ofta till en sekreterare, liksom att säkerställa att rummet är korrekt inrättat och erbjuder lämpliga tekniska anslutningar.

Förmågan att använda korrekt grammatik, skiljetecken och stavning är avgörande för att förbereda dokument, presentationer och korrespondens. Sekreterares färdigheter bör också omfatta att effektivt kunna korrekturläsa arbete för att skapa felfria dokument. Vissa specialpositioner, såsom juridiska och medicinska sekreterare, måste också ha en grundlig förståelse för termer som används i dessa yrken. Möjligheten att skapa en mängd visuell grafik för onlineanvändning, utdelningar och grupppresentationer är en annan färdighet som vanligtvis krävs av sekreterare.

Mastering-teknik krävs för nästan alla sekreterare. Sekreterares färdigheter bör omfatta avancerade e-postförmågor, inklusive arbete med bilagor, flyers och foton skapade med en mängd olika program. Många sekreterare fungerar på språng, så att behärska de senaste trådlösa kommunikationsfärdigheterna är ett måste. Dokument och foton behöver ofta redigeras och delas, så förmågan att arbeta med olika datorprogram är avgörande.