Vad är de olika verkställande assistentjobben?
Exekutiva assistenter utför ett extremt brett utbud av uppgifter inom ett stort antal områden som affär, lag och utbildning. Det grundläggande ansvaret för en verkställande assistent skiljer sig beroende på vilken typ av organisation han eller hon arbetar för. Det finns dock grundläggande uppgifter som verkställande assistenter måste utföra oavsett organisation eller företag som anställer dem. Utöver de grundläggande kontoristerna måste han eller hon ofta representera företaget eller organisationen, fatta viktiga beslut och utbilda kontoristpersoner på lägre nivå.
Det finns stora skillnader mellan biträdande assistentjobb och sekreterares eller administrativa assistenter. Exekutiva assistenter fattar ofta viktiga beslut när det gäller att schemalägga tiden för den verkställande eller chefen som de representerar. De kan ibland representera sin chef i möten eller fatta beslut angående deras organisation. Detta är inte uppgifter som administrativa assistenter eller sekreterare rutinmässigt skulle utföra. Exekutivassistentjobb kräver också hög kompetens inom företag eller andra specifika områden relaterade till deras ansvar.
Exekutivassistentjobb kan ta många olika former och kräva olika ansvarsområden. En verkställande assistent som arbetar för en ideell organisation kan organisera och förbereda dagordningar och protokoll för styrelsemöten. Den verkställande assistenten kanske arbetar med klienter, konton för pengar och telefonsamtal för direktören. Han eller hon kan också skapa, skriva ut och distribuera information för att främja ideell organisation.
En verkställande assistent som arbetar för ett företag kan rapportera till en verkställande direktör, till exempel en distriktschef för en drogbutikskedja, eller kan rapportera till flera chefer. I denna egenskap kan en verkställande assistent krävas att kontakta potentiella kunder och ordna möten med dem. Assistenten kan också behöva behandla utgiftsrapporter, svara på telefonsamtal och e-post och ordna scheman. I frånvaro av chefen kan en verkställande assistent krävas att fatta betydande beslut.
En annan inställning där en verkställande assistent skulle kunna arbeta skulle vara på ett administrativt kontor för skolsystemet. Där kan han eller hon till exempel arbeta exklusivt med en superintendent eller för en hel avdelning. Den verkställande assistenten i en utbildningsmiljö kan schemalägga möten och hantera eller redovisa budgeten. Dessutom kunde hon eller han schemalägga intervjuer, planera möten och utveckla schemalagda scheman. I någon av dessa positioner är det viktigt att den verkställande assistenten har utmärkta människor och organisatoriska färdigheter.
Det finns olika grader av erfarenhet och utbildning som krävs för verkställande assistentjobb. Vissa positioner kan kräva ingen formell utbildning utöver ett gymnasiet examen. Andra kan kräva en tvåårig eller en fyraårig högskoleexamen. Människor kan också få verkställande assistentjobb genom att arbeta sig upp från en läkarnivå eller sekretariatsläge.