Vilka är de olika typerna av Mailroom-jobb?

Det kommer troligtvis inte som någon överraskning att arbeta i ett postrum innebär att hantera post. För att hålla ett postrum fungerar smidigt, dock särskilt när det gäller stora företag, måste arbetet för postrumsanställda delas upp i ett antal specifika jobb. I allmänhet kan postrumsjobb delas in i två huvudkategorier: de som är relaterade till inkommande post och de som är relaterade till utgående post. Inkommande post kräver vanligtvis sortering och leverans, medan utgående e-post kan behöva samlas in, vägas, märkas och planeras för upphämtning. I postrum som använder flera kontorister kommer en individ ofta att fungera som chef och delegera och övervaka de olika postrumsjobb som måste slutföras varje dag.

De många olika postrumsjobb som är involverade i framgångsrik behandling av ett företags post varje dag kan delas in i två huvudkategorier: de som är relaterade till inkommande post och de som är relaterade till utgående post. Hanteringen av inkommande post börjar vanligtvis med sortering. För små företag kan posten omedelbart sorteras efter mottagare, medan hos stora företag kan inkommande brev och paket först sorteras efter avdelning och sedan organiseras efter mottagare. Beroende på e-postvolym kan denna sorteringsprocess utföras för hand eller kan genomföras med hjälp av automatiserad utrustning. När inkommande post har sorterats kan en eller flera anställda i postrummet leverera posten antingen till enskilda mottagare eller till avdelningsbrevlådor.

Andra postrumsjobb handlar om att hantera utgående post. Utgående artiklar kan levereras direkt till ett postrum via ett chute-system, eller kan hämtas från enskilda avsändare eller avdelningskontor eller utlådor av postrumskontor. När utgående artiklar har anlänt till postrummet kan de behöva vägas och märkas med porto eller annan nödvändig information. Postrums kontorister kan behöva schemalägga hämtningar för objekt som ska hanteras av privata leveransföretag. Utgående artiklar kan sedan placeras i externa postlådor, i ett angiven hämtningsområde, eller, om det är internt, omdirigeras till lämplig avdelning eller individ.

I stora postrum som använder flera kontorister kan en individ fungera som en handledare, delegera och övervaka de olika postrumsuppgifterna som måste utföras varje dag. Exempelvis kan en postrumsledare tilldela en anställd sorteringsuppgifter, avdelningsleverans- och insamlingsuppgifter till en annan och vägnings- och märkningsuppgifter till ytterligare en annan. Handledaren kan också vara ansvarig för att utföra postrumsjobb på högre nivå, till exempel att hantera privata leverantörskonton och beställa leveransförsändelser.