Vilka är de väsentliga färdigheterna för en receptionist?

Det finns några väsentliga färdigheter för en receptionist som vill bli anställd i en kontorsmiljö och lyckas med jobbet. Interpersonella färdigheter är överlägset några av de viktigaste; Eftersom receptionisten kommer att interagera med ett antal olika människor varje dag och representera företaget är det absolut viktigt att han eller hon är vänlig och professionell. Dessutom är förmågan att multi-task också mycket viktig, eftersom receptionister kan vara upptagna med att svara på telefoner, e-postmeddelanden och prata med människor personligen vid en given ögonblick. Möjligheten att använda kontorsutrustning som telefonsystem, datorer och faxmaskiner är också viktiga färdigheter för en receptionist.

Huvuddelen av en receptionists jobb kommer att innebära att svara på telefoner och hjälpa människor som går in i ett företag, oavsett vilken typ av verksamhet det är. Som ett resultat är interpersonella färdigheter och goda kommunikationsförmågor några av de viktigaste färdigheterna för en receptionist. Han eller hon borde ha en trevlig PHone röst och uppförande, och alltid vara vänlig, artig och professionell. Förmågan att engagera människor i konversation är också viktig, utöver omfattande kunskap om verksamheten för att snabbt och exakt svara på frågor.

Multi-tasking-förmågor är också viktiga färdigheter för en receptionist att ha. De flesta receptionister kommer att vara mycket upptagna under dagen, svara på ringtelefoner, ta hand om människor som kommer på kontoret och utför andra kontorsuppgifter på datorn. Många ansvarar också för uppgifter som schemaläggningsmöten, beställer luncher eller förbereder vissa rapporter. Som ett resultat går dessa multi-tasking-förmågor hand i hand med utmärkta organisatoriska förmågor. En receptionist bör kunna hålla sig organiserad och på toppen av vissa uppgifter utan ständiga påminnelser eller instruktioner från överordnade på ett kontor.

dessutom vissa allmänna oFFICE -färdigheter för en receptionist är också nödvändiga att ha. Receptionister och kontorsassistenter bör veta hur man använder multilinje-telefonsystem, datorer och vissa typer av kontorsprogramvara som ordbehandlings- och kalkylbladsprogram och andra verktyg som en kopieringsmaskin och faxmaskin. De flesta receptionister bör kunna skriva ett visst antal ord per minut och ha en hög uppmärksamhet på detaljer för att fånga misstag. Inom vissa områden i världen är flerspråkiga receptionister mycket eftertraktade att ge bra kundservice till hela kundbasen. Vissa arbetsgivare kan kräva andra färdigheter i jobblistan, men dessa är de vanligaste.