Vilka är de väsentliga färdigheterna för en receptionist?

Det finns vissa väsentliga färdigheter för en receptionist som vill anställas i en kontorsmiljö och lyckas i jobbet. Interpersonella färdigheter är överlägset några av de viktigaste; Eftersom receptionisten kommer att interagera med ett antal olika människor varje dag och representera företaget, är det absolut nödvändigt att han eller hon är vänlig och professionell. Dessutom är förmågan att flera uppgifter också mycket viktig, eftersom receptionister kan vara upptagna med att svara på telefoner, e-postmeddelanden och prata med människor personligen vid varje given tidpunkt. Förmågan att använda kontorsutrustning som telefonsystem, datorer och faxmaskiner är också nödvändig för en receptionist.

Merparten av en receptionists jobb innebär att svara på telefoner och hjälpa människor som går in i ett företag, oavsett vilken typ av verksamhet det är. Som ett resultat är interpersonella färdigheter och goda kommunikationsförmågor några av de viktigaste färdigheterna för en receptionist. Han eller hon ska ha en trevlig telefonröst och uppförande och alltid vara vänlig, artig och professionell. Förmågan att engagera människor i samtal är också viktig, förutom omfattande kunskap om verksamheten för att snabbt och exakt kunna svara på frågor.

Flerfunktionsförmågor är också viktiga färdigheter för en receptionist att ha. De flesta receptionister kommer att vara mycket upptagna under hela dagen, svara på att ringa telefoner, sköta människor som kommer på kontoret och utföra andra kontorsuppgifter på datorn. Många ansvarar också för uppgifter som schemaläggning av möten, beställning av luncher eller förberedelse av vissa rapporter. Som ett resultat går dessa multi-tasking förmågor hand i hand med utmärkta organisatoriska förmågor. En receptionist bör kunna hålla sig organiserad och tillämpa vissa uppgifter utan ständiga påminnelser eller instruktioner från överordnade på ett kontor.

Dessutom krävs vissa allmänna kontorsfärdigheter för en receptionist. Mottagare och kontorsassistenter bör veta hur man använder flerstreckade telefonsystem, datorer och vissa typer av kontorsprogramvara, till exempel ordbehandling och kalkylprogram, och andra verktyg som en kopia- och faxmaskin. De flesta receptionister bör kunna skriva ett visst antal ord per minut och ha stor uppmärksamhet på detaljer för att fånga misstag. I vissa områden i världen är flerspråkiga receptionister mycket eftertraktade för att ge utmärkt kundservice till hela kundbasen. Vissa arbetsgivare kan behöva andra färdigheter i jobblistan, men dessa är de vanligaste.