Vilka är de viktigaste administrativa assistentuppgifterna?
En administrativ assistent kan ha många olika uppgifter i en kontorsmiljö, beroende på ett antal faktorer inklusive kontorets storlek och antalet andra anställda. Många administrativa assistentuppgifter är dock desamma i alla inställningar. Dessa kommer att omfatta, på den mest grundläggande nivån, att hjälpa din arbetsgivare med dagliga kontorsuppgifter.
Vanligtvis inkluderar administrativa assistentuppgifter sådana uppgifter som att svara på telefoner och överföra samtal, ställa in möten, svara på frågor, hälsa kunder eller klienter när de anländer till kontoret och hålla kontorsutseendet rent och snyggt. Andra administrativa assistentuppgifter kan innefatta att fylla i eller förbereda dokument, arkivera dokument, sortera post och upprätthålla register. Administrativa assistenter krävs vanligtvis alltid vara skickliga med olika ordbehandlings- och budgeteringsprogramvara, så god datorkunskap krävs vanligtvis tillsammans med förmågan att skriva minst 50 ord per minut.
Den administrativa assistenten är i allmänhet den första personen de flesta kommer att se när de kommer in på kontoret, så det är viktigt att vara vänlig, artig och professionell. Diskretion och respekt är andra viktiga personlighetsdrag. En administrativ assistent interagerar med många människor under dagen när man accepterar samtal, skickar viktiga dokument eller paket eller hjälper kunder, så förmågan att multiverka är avgörande. I en större kontorsmiljö kan ett större antal administrativa assistentuppgifter krävas.
Några av dessa extrauppgifter kan inkludera övervakning av andra anställda, samordning och körning av personalmöten, upprätthållande av en kontorsbudget, inventering och beställning av kontorsmaterial och se till att nödvändiga uppgifter är klar i tid. En administrativ assistent kan också vara ansvarig för att anställa och utbilda ny kontorpersonal och upprätthålla ett schema för andra på kontoret. Administrativa assistenter kan också uppmanas att lära sig att hantera branschspecifika uppgifter för arbetsgivare som advokatbyråer, medicinska kontor eller bank.
En bra administrativ assistent är en som kan jonglera med flera administrativa assistentuppgifter samtidigt som man ser till att allt arbete är klart i tid. Vissa administrativa assistenter är allmänna assistenter för hela kontoret, medan andra är specialiserade inom specifika områden, till exempel ekonomi eller marknadsföring. En karriär som administrativ assistent kan vara lukrativ och givande och erbjuder i allmänhet många förmåner som hälsofördelar och relativt stabila timmar. En administrativ assistent kan arbeta heltid eller deltid, beroende på kontorets behov.