Vad gör en faktureringsrepresentant?
En faktureringsrepresentant underhåller kunddatabaser, utfärdar räkningar och hanterar kommunikationer relaterade till faktureringsärenden. Många verktyg, medicinska kontor och liknande tjänsteleverantörer använder faktureringsrepresentanter för att hantera sina fakturerings- och betalningssystem. Det finns vanligtvis inga speciella utbildningskrav för detta arbete utöver ett gymnasieexamen, även om vissa kontor förväntar sig relevant erfarenhet av administrativt stöd och fakturering specifikt. Jobbmöjligheterna kan variera beroende på erfarenhet, utbildning och region.
När nya kunder eller kunder anländer registrerar faktureringsrepresentanten dem, samlar in grundläggande information, registrerar den och noterar alla speciella problem. Detta kan inkludera berättigande till tjänster genom försäkring eller andra betalningsprogram. Faktureringsrepresentanter kan ge rådgivning, varna människor om sina skyldigheter när de accepterar produkter och tjänster och erbjuder råd om att minska kostnaderna. Till exempel, om en klient på ett medicinsk kontor har en försäkring, kan faktureringsrepresentanten råda att få förhandsgodkännande för vissa procedurer eller behandlingar.
När företaget tillhandahåller tjänster genererar faktureringsrepresentanten räkningar och skickar dem till rätt part. Detta kan vara ett försäkringsbolag, myndighet som tillhandahåller tjänster, arbetsgivare eller annan enhet. Alla återstående betalningar på fakturan är kundens ansvar. Faktureringsrepresentanter kan arbeta med betalningsplaner och andra åtgärder för att hantera stora och oväntade räkningar. De håller kundkonton med god status och upprätthåller kommunikationen med klienter som har utestående saldor för att öka chanserna att samla in hela saldot.
Detta jobb kan omfatta försäkringsverifiering, kontroller för att säkerställa att kunder är försäkrade och för att bestämma arten av deras täckning. Faktureringsrepresentanter kan behöva vara bekanta med kodningspraxis som används för att identifiera tjänster och förfaranden med användning av ett standardiserat system. I vissa fall kan flera system användas av samma företag, beroende på var fakturorna går. Försäkringsbolag kan till exempel ha sina egna koder som måste anges korrekt för att få betalningar.
Inledande samlingar på klientkonton som verkar vara i efterskott kan vara en faktureringsrepresentant. Detta kan inkludera upprättande av korrekt kontaktinformation, utfärda krav på betalning och tillhandahålla information om betalningsmetoder. Om kunder inte svarar på insamlingsförsök kan företaget överlåta dem till en tredje part som använder mer aggressiv praxis mot en avgift. Genom att enbart fokusera på samlingar, till skillnad från en faktureringsrepresentant som hanterar olika uppgifter, kan det hända att tredje part kan öka insamlingsgraden.