Vad gör en faktureringsansvarig?

En fakturatillsynsmann leder en grupp kontorister som ansvarar för att skicka fakturor till klienter och för att samla in betalningar. Handledaren måste tilldela uppgifter på fakturakontoret och övervaka kontorets dagliga aktiviteter. I vissa fall kan handledaren ha myndighet att rekrytera och säga upp kontorister medan handledare nästan alltid är ansvariga för att tillhandahålla utbildning och rådgivning på arbetsplatsen.

Försäkringsföretag, sjukhus, satellit-tv-företag och andra tjänsteleverantörer anställer vanligtvis internt fakturateam, och dessa team förvaltas av en fakturatillsynsmann. Vissa arbetsgivare kräver att handledare har tagit högskoleexamen inom affärsadministration, redovisning, ledning eller liknande. Andra företag använder helt enkelt erfarna och skickliga faktureringstjänstemän i tillsynsroller. Större försäkringsföretag kan anställa flera fakturatillsynsmän som ordförande i team av kontorister som hanterar betalningar för olika typer av försäkringar.

Dagligen måste fakturatillsynsmannen vanligtvis förse kontorister med listor över klienter som måste faktureras för nya tjänster. I många fall måste handledaren fylla i dagliga, veckovis eller månatliga rapporter för att hålla reda på antalet klienter som har fakturerats och antalet fakturor som har betalats. Handledaren kan hjälpa kontorister med att hitta klienter som inte lätt kan nås. Dessutom har fakturatillsynsmannen vanligtvis viss kunskap om lokala inkassopraxis och lagar och kan därför ge rådgivare om det bästa lagliga sättet att samla in förfallna skulder.

Kunder bestrider ibland fakturor antingen för att de listade tjänsterna inte tillhandahölls eller för att fakturasumman avviker från den uppskattade kostnaden för tjänster. I många länder betalar försäkringsbolag medicinska premier på de försäkrades räkning, men försäkringar täcker vanligtvis bara vissa kostnader. I detta fall måste faktureringarna fakturera den försäkrade för resten av fakturan. Avgifter för medbetalningar resulterar ofta i tvister mellan kontorister och konsumenter. Sådana tvister eskaleras vanligtvis till fakturatillsynsmannen som har befogenhet att avstå från avgifter eller att bekräfta informationen från kontoristen om fakturan var korrekt.

Bortsett från att försöka lösa tvister som involverar klienter, måste fakturatillsynsmannen också hantera tvärpersonliga tvister som involverar kontorister. Faktureringshandledaren har normalt ansvaret för att skriva personalplanen och har vanligtvis behörighet att disciplinera personal som är trög, misslyckas med att möta sitt arbete eller som presterar dåligt på jobbet. I vissa länder är anställda skyldiga att lämna in tidskort som anger deras arbetstid och fakturatillsynsmannen måste underteckna dessa kort för att godkänna lönebetalningar.