Vad gör en filialkontorschef?
En filialchef hyrs in av ett företag för att fullständigt driva ett regionkontor. Det exakta omfånget för en filialchefens ansvar kommer att förändras beroende på företagets storlek, men arbetsuppgifterna inkluderar i allmänhet hantering av anställda och hantering av ett kontors dagliga funktion. Detta kan inkludera svara på telefoner, arkivering, schemaläggning och hantering av hämtningar och leveranser. På större kontor kommer en filialchef att övervaka de enskilda anställda som ansvarar för var och en av ovanstående uppgifter. Grundläggande personalhantering, såsom anställning och utbildning, kan också vara en del av en kontorschefs arbetsbeskrivning.
Företag kan ha flera kontor i en region eller land för att hantera verksamhet inom olika områden. Varje filial behöver en kontorschef för att se till dess funktion och drift. Inom ett kontor ser filialchefen att varje jobb uppfylls på ett sätt som bäst passar företagets behov. För detta ändamål kan avdelningschefen ansvara för att bestämma antalet anställda som behövs för en viss uppgift, och kan också vara ansvarig för att ställa in varje positions specifika arbetsbeskrivning. Personalkoordinering är ett huvudansvar för kontorets chef.
Schemaläggning för varje anställd hanteras också ofta av kontorschefen. Detta är en jonglering som kräver att man bemöter bemanningsbehov samtidigt som den enskilda anställdas schemalagda konflikter. När en anställd behöver ledigt, till exempel för semester eller mammaledighet, säkerställer chefen att täckning ges. Om ett företag växer från ökade vinster eller antal kunder anställer filialchef chefen ytterligare personal. Detta inkluderar granskning av meritförteckningar, schemaläggning av intervjuer och genomförande av ny anställningsträning.
Utöver personalledningen kommer en avdelningschef att se till att all utrustning som behövs för att fungera fungerar korrekt. Datorer, kopieringsmaskiner, faxmaskiner och telefonlinjer kan servas av en anställd i informationstekniken, men det är kontorschefen som ansvarar för att köpa ny utrustning och planera reparationstider. Ledning och inköp av leveranser är andra områden som hanteras av en kontorschef. Detta inkluderar köp av papper, pennor, frakt- och förpackningsprodukter och kontorsmaterial.
Mail är ett annat viktigt område som övervakas av en filialchef. Varje dag måste posten för företaget sorteras, distribueras och arkiveras. En annan anställd är vanligtvis planerad att vara ansvarig för postrummet. Chefen övervakar denna anställd och försäkrar att allt hanteras korrekt.