Vad gör en budgetansvarig?

En budgetchef övervakar en organisations intäkts- och kostnadsprocess. Jobbet har delar av ekonomisk redovisning, prognos, revision och processövervakning. Denna position kan vara organisationsomfattande eller projektbaserad. Titeln är mycket typisk för myndigheter och ideella organisationer, men kan också vara en särskild roll i vinstdrivande företag som bedriver projektledning.

Organisationer har vanligtvis en driftsbudget och ett kapital, eller anläggningar och utrustning, budget. En kapitalbudget tenderar att vara statisk, eftersom investeringar tenderar att ske enligt en specifik plan som kräver lite daglig förvaltning. Driftsbudgetar är emellertid mycket flytande. Dessa typer av budgetar förlitar sig på beräkningar av intäkter och utgifter som görs i början av året men kan visa sig vara felaktiga eftersom verkligheten i affärsverksamheten spelar upp i realtid.

Ekonomi- och finansdirektörer eller finansdirektörer anställer vanligtvis budgetchefer som specialister inom mellanhanteringen. Budgetförvaltaren hanterar alla aspekter av utvecklingen av drifts- och kapitalbudgetarna i början av verksamhetsåret när en organisation planerar för det kommande året. Hans plikter slutar dock inte med att planera för framtiden. En budgetchef övervakar också personal, avdelningar eller projekt för att säkerställa att intäkter och utgifter når budgetmålen. Om intäkterna är underbudget eller om utgifterna går över budgeten, rapporterar budgetchefen variansen till organisationens chefer så att prognoser och planer kan ändras.

Specifika uppgifter för en budgetförvaltare inkluderar att utveckla enskilda eller fleråriga prognoser för inkomster och utgifter i hela organisationen eller projektet. Dessa prognoser delas vanligtvis upp efter projekt eller avdelning, särskilt för driftsbudgetar. När budgeten för ett räkenskapsår har godkänts arbetar chefen med avdelning och projektledare för att hålla sin verksamhet inom budgetparametrar. Budgetförvaltaren interagerar ofta med chefer om driftsbudgeten, ibland varje månad, för att rapportera avvikelser och erbjuda lösningar för att ändra budgeten för att återspegla faktiska omständigheter.

I slutet av räkenskapsåret anpassar chefen budgeten till de faktiska utgifterna och intäkterna som genereras och tillhandahåller denna information till organisationens chefer och skatteprofessionella. Processen startar sedan om igen, då kommande årsbudgetar ändras för att återspegla vad som hände under det år som just passerade. Samtidigt ansvarar budgetförvaltaren för att fastställa policyer och rutiner för rapportering av intäkter och utgifter och hantera en budgetprocess som följer bästa praxis i branschen.