Vad gör en kontorist?
En kontorist är ansvarig för att ge allmänna kontorstöd för en grupp människor. Denna typ av assistent kan arbeta inom valfritt antal områden, inklusive advokatkontor, skolor och många företag. De exakta uppgifterna som den kontorsassistenten ansvarar för varierar beroende på företaget, men det är vanligt att en assistent svarar på telefoner, utför arkivering och planerar möten. Olika typer av datoruppgifter kan också inkluderas, och att använda grundläggande kontorsmaskiner är vanligt. Olika företag har olika förväntningar på personer i denna position, så det är en bra idé att läsa arbetsbeskrivningen noggrant för att avgöra vad en specifik geistlig position innebär.
Att arbeta med telefoner är ofta en stor del av en kontoristassistent. I vissa företag kan en kontorist också vara ansvarig för att svara på e-postmeddelanden och meddelanden om sociala nätverk. Assistenter kommunicerar ofta med kunder och affärsrelationer med dessa metoder för att utföra väsentliga funktioner för företaget.
Att använda kontorsutrustning är en annan stor del av en kontoristassistent jobb. Skannrar, kopiatorer och faxmaskiner används ofta för att utföra olika funktioner. Datorer används naturligtvis ofta för virtuell arkivering, meddelandekomposition och många andra uppgifter. Datainmatning på datorer tilldelas vanligtvis kontoristassistenter, liksom underhåll av datoriserade datumböcker och annat organisatoriskt material. Ibland tilldelas hantering av små mängder pengar och utarbetande av små budgetar också assistenter.
Att göra möten är ofta en uppgift som utses till kontorister. En assistent kan vara ansvarig för att schemalägga möten, se till att möten inte överlappar varandra och omdirigera potentiella kunder till en lämplig kontorsmedarbetare. Ofta krävs också en assistent för att organisera post och annat kommunikationsmaterial. Beroende på vilken typ av arbete kontoret utför, kan en tjänsteman assistent vara skyldig att registrera sig för paket och viktigt material och rikta materialet till deras lämpliga destinationer.
Alla assistenters primära skyldighet är att hjälpa andra arbetare, och därför varierar de exakta uppgifterna en assistent kan utföra på olika platser. Till exempel i ett bibliotek kan en assistent bli ombedd att tillämpa streckkoder på böcker, medan i en skola en assistent kan bli ombedd att dela ut skåpkombinationer. I detta yrke är flexibilitet oerhört användbart, särskilt om någon arbetar på kontoret tillfälligt. Vad en kontorist främst gör är att göra kontoret till en enklare plats att arbeta, och assistenten gör detta genom att göra vad han eller hon får höra.