Vad gör en samling av handledare?
En insamlingsledare hanterar och leder verksamheten för en personal av samlare, bokförare, bokförare och representanter för kundservicen och övervakar samtidigt insamling och kundserviceaktiviteter. Han säkerställer samlarnas efterlevnad av industrins etik och regeringens riktlinjer. Personalens resultat övervakas och utvärderas av honom, och han utbildar nya anställda i insamlingsförfaranden.
Förutom att ha övervakning av personalen på insamlingsavdelningen, spårar samlingsansvarig kundens feedback genom granskning av inkommande brev, e-postmeddelanden och telefonsamtal och analysdata som samlats in via externa rapporteringsorgan. Han identifierar fel eller misslyckanden i insamlingsförfaranden och rekommenderar lösningar för att öka samlingarna på kriminella konton och samtidigt säkerställa kundtillfredsställelse och behålla. Personalen uppmanas att ge konstruktiv feedback för att hjälpa honom att genomföra förbättrade insamlingsprocesser.
Förutom att spåra samlingar och leda sin personal, ansvarar insamlingsledaren för utarbetandet av rapporter för övre ledningen. Dessa rapporter återspeglar kundens klagomål och tillfredsställelsesnivåer samt ger en daglig, veckovis eller månadsvis analys av insamlingsdata tillsammans med mål och beräknade intäkter. Rapporterna kan begäras i form av kalkylblad, berättelser eller en kombination av de två. Insamlingsansvarig kan vara skyldig att presentera dessa rapporter muntligt såväl som att presentera papperskopior för olika avdelningschefer och nyckeltal.
När ett konto presenterar utmaningar som inte kan hanteras på ett tillfredsställande sätt av insamlingspersonalen, deltar insamlingsledaren. Han kan interagera direkt och förhandla med kunden eller helt enkelt granska kontoaktiviteten och bestämma om den är berättigad till en betalningsplan eller skulle bli bättre dispenserad som en nedskrivning av fordringar. Om en ovanligt hög summa står på spel eller kunden har ett bevisat resultat av ekonomisk återhämtning kan insamlingsledaren be om hjälp eller råd från en senior chef.
Utmärkta muntliga och skriftliga kommunikationsförmågor krävs för att vara en effektiv insamlingsledare eftersom tydliga interaktioner mellan personal, kunder och ledning är nödvändiga för att verksamheten ska vara lönsam och framgångsrik. Handledaren måste också vara skicklig när det gäller att hantera olika ledningsnivåer och personal för att identifiera och lösa konflikter. Kommunikation med externa myndigheter kan också krävas för att identifiera speciella problem eller omständigheter.
Tillsammans med välutvecklade människors färdigheter måste en insamlingsledare ha kunskap om grundläggande datorprogram. Han kan också behöva lära sig redovisnings- eller inkassoprogramvara som är specifikt för företaget eller branschen.