Vad gör en konferenskoordinator?
En konferenssamordnare, även känd som en mötes- och konferensplanerare, gör vad som är nödvändigt för att underlätta organisering av och arrangemang för möten, konferenser och andra specialevenemang. De ansvarar vanligtvis för att kommunicera med alla typer av företag och publik som behöver någon för att organisera ett evenemang. Planering, samordning och till och med dirigering av information om konferenser eller någon annan typ av specialevenemang är en kritisk del av detta jobb. Budgetar, leverantörskontrakt och researrangemang kan också vara en konferenssamordnares jobb. Arbetstid för dem i denna position löper vanligtvis över 40 timmar i veckan och kan till och med kräva att arbeta sent på kvällen eller helgetimmarna.
Konferenssamordnare kan kontakta sponsororganisationer och matcha dem till den bästa och mest mottagliga publiken. Koordinatorer måste ha en grundläggande förståelse för de företag eller organisationer som sponsrar konferenser. En del av en konferenssamordnares framgång är beroende av hans eller hennes förmåga att förstå intrycket som ett företag vill kommunicera och leverera till de som bäst får det. Till exempel kan en konferenssamordnare kontakta en cancerforskningsgrupp som vill avslöja sina senaste resultat med flera canceröverlevande grupper i en specifik region i landet. Att sammanföra dessa två grupper är en av de viktigaste uppgifterna för en konferenskoordinator.
På grund av förberedelserna som krävs för ett evenemang arbetar konferenssamordnare vanligtvis under extremt tryck och begränsade tidsbegränsningar. Detta kräver mycket tålamod och förmågan att behålla lugn och professionell närvaro samtidigt som man fortsätter att arbeta under svåra förhållanden. En konferenssamordnare måste snabbt etablera en arbetsrelation med ett stort antal lokala leverantörer och tjänsteleverantörer för att framgångsrikt planera och genomföra alla uppgifter som krävs för att ge ett gynnsamt resultat för en konferens.
Exceptionella organisatoriska färdigheter är nödvändiga för att en konferenssamordnare ska fungera framgångsrikt. En konferenssamordnare ansvarar för de logistiska och administrativa arrangemangen som är förknippade med en händelse, så han eller hon kan kommunicera med många olika typer av personer, inklusive högt placerade chefer, olika tjänsteleverantörer, leverantörer, tekniker och konferensdeltagare. Förmågan att göra affärer och förhandla kontrakt om tjänster medan du arbetar inom en förutbestämd budget är en stor del av detta jobb.
Konferenssamordnare spenderar en hel del av sin tid på telefonen och arbetar med detaljer för de konferenser de planerar. När de inte är på sitt kontor arbetar de vanligtvis på plats på ett hotell, konferenscenter eller annan konferensplats. Beroende på typ och storlek på företag som de arbetar för kan koordinatorer resa mycket.
Minsta resor krävs för lokala organisationer eller evenemang, men att arbeta med ett större företag med internationella kontor kan kräva resor utomlands. Arbetstid är vanligtvis oregelbunden och kan gå utöver den typiska 40-timmars arbetsveckan. Efter timmar kan arbetsuppgifter och helgarbete vara typiskt, särskilt under själva konferenserna.