Vad gör en kontraktskoordinator?
Många företag ber andra företag att tillhandahålla produkter eller tjänster som är viktiga för att driva verksamheten. Till exempel kan ett advokatbyrå kräva tjänster från ett fotokopiföretag när de har stora kopieringsvolymer. En kontraktskoordinator hjälper till att hitta rätt företag att tillhandahålla en produkt eller en tjänst. Hon kan också förhandla fram ett avtal mellan två eller flera företag. Dessutom kan en avtalssamordnare se till att villkoren i avtalet följs och att ingen av parterna har brutit mot avtalet.
En av de första uppgifterna för kontraktskoordinatoren kan vara att hitta ett företag som kan tillhandahålla de varor eller tjänster som behövs. Exempelvis kan samordnaren för ett advokatbyrå som letar efter ett fotokopiföretag prata med flera representanter från olika kopieringsföretag för att se om de kan hantera stora volymer kopior och en snabb vändningstid. För närvarande kan avtalskoordinatoren också börja diskutera prissättning.
När ett företag har valts kan kontraktsansvarig förhandla kontraktet; hon kan också fastställa villkoren för kontraktet, redovisa alla förväntningar och ställa villkoren för att kontraktet ska upphöra. I många fall kommer avtalet att granskas av en advokat eller en övre ledningsperson innan det slutförs.
Efter det att kontraktet har undertecknats av båda parter, ansvarar vanligtvis kontraktsansvarig för att upprätthålla kontraktet. Hon kan kontrollera att tjänsterna eller produkten är av den förväntade kvaliteten. Hon kan också se att villkoren i avtalet upprätthålls. Om inte, kan hon besluta att säga upp avtalet, särskilt om det finns villkor inom avtalet som gör att hon kan göra det. Till exempel, om ett advokatbyrå konsekvent är orolig över kvaliteten på de kopior som det avtalade kopieringsserviceföretaget har gjort eller om tidsfrister ofta missas, kan avtalskoordinatoren ha skäl att säga upp kontraktet.
Många gånger arbetar kontraktskoordinatoren med chefer i ett brett spektrum av företag. Hon kan arbeta med chefer i sitt eget företag för att logga in på de kontrakt som hon har upprättat samt med chefer för andra företag när hon förhandlar om villkoren för kontraktet. Sammantaget måste hon ha god kommunikationsförmåga och kunna analysera en mängd olika affärskontrakt.