Vad gör en kontraktschef?
En kontraktschef hanterar administrationen av det skriftliga avtalet mellan ett företag och en leverantör. Chefen kan arbeta på båda sidor av kontraktet. Denna position används i många olika branscher, inklusive ideella företag, ideella organisationer och myndigheter, så arbetsuppgifter och arbetsomfång kan variera. I allmänhet är en kontraktsansvarig ansvarig för utförande av kontrakt och pågående kommunikation med den andra parten. Specifika uppgifter kan omfatta underhåll av filer, finansiell rapportering och övervakning av avtalsvillkoren.
Många olika typer av företag och organisationer anställer externa företag för att slutföra arbete som inte kan utföras internt. Dessa företag är kontrakterade som tredjepartsleverantörer och samtycker till att uppfylla villkoren i ett skriftligt avtal. Vanligtvis täcker dessa skriftliga avtal en betydande tid, ibland flera år, och utgör grunden för en pågående relation som måste hanteras nära för att säkerställa att båda parter får det som utlovats enligt kontraktet. Förhållandet måste också hanteras för att säkerställa att projektet håller sig inom avtalsparametrar och att personalförändringar inte stör verksamheten.
Vidare är varje kontrakt annorlunda. Det finns inte ett standardleverantörskontrakt som har samma villkor oavsett parter. Kontrakthanteraren hanterar varje kontrakt som en unik relation med sina egna villkor och parametrar. Vanligtvis tilldelas han en förhandling när villkoren har överenskommits och är initialt ansvarig för att få allt papper undertecknat och levererat. När kontraktet är operativt fungerar han som poängperson för administration tills kontraktet ingås.
Administration av ett kontrakt kan innehålla många specifika uppgifter, beroende på uppdragets art. Kontrakthanteraren ansvarar för kommunikationen mellan parterna, inklusive statusuppdateringar som följer framstegen mot mål. I många fall kan han agera som chef för överensstämmelse för kontraktet, besöka webbplatser och göra platskontroller för att säkerställa att inget ovanligt pågår. Oftast ansvarar kontraktsansvarig för kostnadsbudgeten, spårar utgifterna, samlar in kvitton och samarbetar med finansavdelningen för att skapa ekonomiska rapporter.
Kontrakthanteraren hanterar också avvikelser och hanterar förändringar. Om leverantören upplever omsättning av nyckelpersoner eller om en budgetändring måste gå igenom godkännandekanaler, hanterar kontraktschefen uppgifterna så att projektet fortsätter att fungera smidigt. Vanligtvis är han ansvarig för periodisk kontraktsrapportering som presenterar status för det arbete som utförts under kontraktet för intressenter.