Vad gör en konferensplanerare?
En konferensplanerare är någon som är specialiserad på att planera och organisera konventioner, allt från möten av läkare till serietidningar. Konventplanerare kan arbeta för populära konferensplatser och erbjuda hjälp till personer som bokar dessa webbplatser i syfte att hålla konventioner. De kan också arbeta för privata företag, och vissa konferensplanerare specialiserar sig på särskilda typer av konventioner, och blir en person för människor som vill att konferenser ska fungera smidigt och locka deltagare.
Att organisera en konvention kräver mycket ansträngning. Förutom att säkerställa en plats där konventionen ska hållas, tar en konventionsplanerare också hand om att få ansvarsförsäkring, en arbetskraft för konferensen och alla speciella föremål och support som behövs av konferensdeltagarna. Konventionsplanerare kan också boka sviter av rum på lokala hotell, samordna transport till och från stora flygplatser och ordna boende för gästtalare och honorees på konferensen. Planeringstjänster inkluderar också att ordna måltider, få tillstånd om de är nödvändiga för kongressen, organisera säkerhet och ta hand om specialtjänster som en dagomsorg för konferensdeltagare.
Förutom att hantera de fysiska muttrarna och bultarna i konventionen, hanterar konferensplaneraren också tryckt material för konferensen, från tecken till att rikta människor runt anläggningen till konferensprogram som delas ut till personer som deltar i konferensen. Konventionsplaneraren organiserar och publicerar ett schema, bokar högtalare och panelgäster och tar reservationer från personer som planerar att delta i konferensen. Bokningssystem inklusive spårningssystem för betalningar och system för att generera namnetiketter. Konventionsplaneraren sätter också ihop godisväskor och annat material för personer som deltar i konferensen.
Organisering av konventioner inkluderar vanligtvis också marknadsföring och annan kommunikation, som inkluderar mailers, webbplatser, e-postlistor och arrangemang av anslagstavlor för deltagare som vill nätverka före konferensen. Konventionsplaneraren koordinerar också mottagandet av föremål som skickas till kongressen, till exempel bås och bås för ett försäljningsgolv, böcker av författare som talar vid konferensen och så vidare. Att organisera konferensutrymmet är också en kritisk del av jobbet, med konferensplanerare som tilldelar visningsutrymme, bestämmer vilka paneler och evenemang som ska gå dit, och se till att deltagarna tar sig dit de behöver.
En konferensplanerare stöds vanligtvis av en personal till vilken olika uppgifter kan delegeras, och personal är närvarande hela tiden under konferensen för att hantera problem när de uppstår. Denna typ av arbete kräver utmärkt organisations- och människoregenskaper och förmågan att jonglera många olika uppgifter på en gång. Under en given dag kan en konferensplanerare ta itu med en talare som är muffed om hotellrum, lokal polis bekymrad över parkeringsproblem, leverantörer som vill byta plats på kongressgolvet och en mängd andra problem.