Vad gör en dokumentkontrollspecialist?

En dokumentkontrollspecialist lägger vanligtvis mycket av sin tid på att finjustera litteraturen, manualerna och instruktionsmaterialen som följer högtekniska produkter. De flesta specialister inom dokumentkontroll arbetar i branscher som teknik eller läkemedelstillverkning, där arbetet är komplicerat och enkelt språk är en sällsynthet. Tydliga instruktioner och information om produktanvändning är emellertid nödvändigt, det är där dokumentkontrollspecialisten kommer in. Denna professionella fungerar i huvudsak som kvalitetskontroll för litteratur och texter som släpps till allmänheten. Jobbet innebär mestadels bekräftelse, inmatning av data och konsistenskontroller på en hög nivå.

I de flesta sammanhang arbetar en dokumentkontrollspecialist som medlem av en teknisk skrivarteam. Teknisk skrivning syftar i princip till att fånga essensen i ett förfarande eller en produkt och sedan rama in det på ett språk som lättare förstås av konsumenterna. Detta handlar dock mer än bara om att beskriva och översätta. En teknisk dokumentkontrollspecialist måste vara extremt noggrann och måste se till att konsekvent språk och kodning används i hela materialen. Information som publiceras eller distribueras som inte lätt kan förstå kan leda till skador eller missbruk av produkter, som båda kan ha negativa konsekvenser för tillverkaren.

Det mesta av det dokumentkontrollspecialister arbetar med är instruktionsböcker och teknisk dokumentation som medföljer elektroniska och tekniska produkter. När skrivteamet har slutat sammanställa denna information granskar dokumentkontrollspecialisten den och letar efter tydlighet och noggrannhet. Detta involverar ofta användningen av ett speciellt branschspecifikt lexikon med mycket tekniska termer. Dessa termer måste definieras och användas konsekvent i hela materialen. När specialister hittar fel eller upptäcker platser där mer förtydligande behövs, skickar de vanligtvis de aktuella dokumenten tillbaka till skrivteamet.

Effektivitet i specialiserade jobb för dokumentkontroll kräver i allmänhet stor uppmärksamhet på detaljer och lämplighet för komplex material. Specialister behöver dock vanligtvis inte ha mycket ämneskompetens. Merparten av tiden har dokumentspecialister tillåtelse att lära sig branschens ins och outs på jobbet. Det finns undantag för projekt inom den militära och nationella försvarsarenan, eftersom dessa specialister vanligtvis måste ha förstahands kunskap om de delar som byggs och beskrivs. I de flesta andra sammanhang är emellertid en kandidatexamen, erfarenhet av att skriva och redigera och starka organisatoriska färdigheter de enda kraven.

Utanför teknik och vetenskap används uttrycket ”dokumentkontrollspecialist” ibland, om än sällan, för anställda på nybörjarnivåer som ofta är lite mer än postkontor. Dessa anställda hanterar tillströmningen av dokument, bearbetar memos och sorterar ingoing och utgående post. Den här typen av professionell och de som arbetar i de högsta nivåerna i tillverkningen har lite gemensamt bortsett från jobbtitel.