Vad gör en dokumentindexerare?
Det är jobbet som en dokumentindexerare att sortera igenom och klassificera dokument så att de enkelt kan hämtas för senare visning. Dessa individer kan arbeta i olika inställningar, inklusive myndigheter, sjukhus och universitet. Att utföra detta jobb kräver vanligtvis en person som är extremt organiserad och kan arbeta självständigt. Generellt sett inkluderar arbetsuppgifterna för en dokumentindexator att sortera nya dokument, hämta befintliga dokument, ta bort onödiga dokument, svara på förfrågningar och utföra olika kontoristiska uppgifter.
En av de viktigaste uppgifterna för en dokumentindexator är att sortera genom nya dokument och placera dem på sina rätta platser. Om han till exempel arbetar på ett universitet kan en dokumentindexerare klassificera studentregister och sortera dem alfabetiskt. Om han arbetar i en domstol kan han sortera kriminella register. Denna praxis kräver att en individ följer riktlinjerna för arbetsplatsen och upprätthåller noggrannhet. Ett dokument PLACED i ett felaktigt område kan utgöra framtida problem.
Att hämta befintliga dokument spelar också en stor roll i denna position. När en person behöver se ett dokument är det ansvaret för en dokumentindexator att snabbt få det. När det gäller ett universitet kan han behöva hämta studentens filer för att avgöra vilka klasser som måste tas följande termin. Det är därför det är så viktigt att en dokumentindexerare är organiserad och klassificerar alla dokument korrekt.
För att förhindra röran och underhålla ordning är att ta bort onödiga dokument en annan arbetsplikt. Detta innebär vanligtvis att bli av med utgångna dokument som inte längre är relevanta. Ett exempel skulle vara att ta bort studentrekord efter att studenten har examen. I vissa fall kommer dessa filer att överföras till en separat fack. I andra kommer en dokumentindexator att förstöra dem enligt företagets protokoll.
Med detta kommer han ofta att behöva svara på förfrågningar om vissa dokument. Detta kan involvera frågor från allmänheten, kollegor eller handledare. När detta händer måste en dokumentindexator hitta rätt dokument och ge svar. Denna aspekt av jobbet kräver att en individ har vissa interpersonella färdigheter.
Dessutom kommer en dokumentindexator också att ansvara för att utföra olika kontoristiska uppgifter. Till exempel kan han behöva svara på telefonsamtal, skicka ut fax eller ta med e -post till lämpliga individer. Om arbetsplatsen är livligare än vanligt kan han behöva hjälpa sekreteraren eller andra avdelningar. Följaktligen måste han vara mångsidig och kunna improvisera vid behov.