Vad gör en dokumentindex?
Det är en dokumentindexers uppgift att sortera och klassificera dokument så att de enkelt kan hämtas för senare visning. Dessa personer kan arbeta i olika inställningar, inklusive myndigheter, sjukhus och universitet. Att utföra detta jobb kräver vanligtvis en person som är extremt organiserad och kan arbeta självständigt. Generellt sett innefattar en dokumentindexers jobbuppgifter sortering av nya dokument, hämtning av befintliga dokument, borttagande av onödiga dokument, svar på förfrågningar och utförande av olika kontor.
En av de viktigaste uppgifterna för en dokumentindexare är att sortera igenom nya dokument och placera dem på rätt plats. Om han till exempel arbetar på ett universitet kan en dokumentindex klassificera studentjournaler och sortera dem alfabetiskt. Om han arbetar i en domstol kan han kanske räkna ut kriminella handlingar. Denna praxis kräver att en person följer riktlinjerna på arbetsplatsen och upprätthåller noggrannhet. Ett dokument placerat i ett felaktigt område kan ge framtida problem.
Att hämta befintliga dokument spelar också en stor roll i denna position. När en person behöver se ett dokument, är det en dokumentindexers ansvar att snabbt få det. När det gäller ett universitet kan han behöva hämta en students filer för att avgöra vilka klasser som måste tas följande termin. Det är därför det är så viktigt att en dokumentindex är organiserad och klassificera alla dokument korrekt.
För att förhindra röran och upprätthålla ordningen är det en annan jobbplikt att ta bort onödiga dokument. Detta innebär vanligtvis att bli av med utgått dokument som inte längre är relevanta. Ett exempel skulle vara att ta bort studentjournaler efter att studenten har examen. I vissa fall kommer dessa filer att överföras till en separat fack. I andra kommer en dokumentindex att förstöra dem enligt företagets protokoll.
Tillsammans med detta kommer han ofta att svara på förfrågningar angående vissa dokument. Det kan handla om frågor från allmänheten, kollegor eller handledare. När detta händer måste en dokumentindexer hitta rätt dokument och ge svar. Denna aspekt av jobbet kräver att en individ har viss interpersonell kompetens.
Dessutom kommer en dokumentindexer också att ansvara för att utföra olika kontor. Till exempel kan han behöva svara på telefonsamtal, skicka ut fax eller ta med e-post till lämpliga personer. Om arbetsplatsen är livligare än vanligt kan han behöva hjälpa sekreteraren eller andra avdelningar. Följaktligen måste han vara mångsidig och kunna improvisera vid behov.