Vad gör en dokumentprocessor?
En dokumentprocessor hanterar inkommande dokument och datainmatning för att hålla verksamheten genomförs smidigt. Finansinstitut, advokatbyråer, försäkringsbolag och vårdgivare använder bland annat dokumentprocessorer. Ingen specialutbildning krävs för positioner inom detta område, såvida inte människor har intresse för avancerade tillsynsroller. Vissa arbetsgivare kan kräva högskoleexamen eller specialcertifieringar från handledare så att de kan utföra sina jobb mer effektivt, medan andra kan främja erfaren personal utan specialutbildning.
När dokument anländer till platsen granskar dokumentprocessorn dem för att se till att de är korrekta och fullständiga. Om de inte är det kan de skickas tillbaka till den ursprungliga kunden eller anställd. I en bank, till exempel, är låneansvarig ansvarig för att lämna in ett komplett lånepaket. Om dokument saknas eller inte är korrekta kan dokumentprocessorn återlämna dem till låneansvarig för att lösa problemet innan du fortsätter lånetansökningsprocess.
Kompletta dokument kan matas in i databaser, antingen genom att manuellt överföra information eller skanna dem. Dokumentprocessorer arkiverar originalen, med företagets arkiveringssystem och ser till att den digitala filen innehåller anteckningar om fysisk plats eller strimlar dem efter att ha producerat lagligt acceptabla faksimiler. När all information har verifierats kan dokumentprocessorn släppa den i systemet för användning av annan personal. Människor kan söka efter de fysiska dokumenten för referens, eller titta på de digitala posterna för att samla in information för att stödja aktiviteter som att ursprungliga försäkringsbetalningar eller bekräfta en klients status hos en advokatbyrå.
Detta jobb kräver komfort och kännedom om arkiveringssystem, hantering av känsligt material och arbetar med databaser. Vissa dokumentprocessorer har specialutbildning för att hantera uppgifter som medicinsk fakturering och kodningeller preliminär granskning av hypoteksansökningar. Andra fokuserar på datainmatning och lagring och kanske inte behöver speciella färdigheter. Kundinteraktionsmöjligheter är vanligtvis begränsade för en dokumentprocessor, såvida inte uppdraget med att kontakta kunderna för att be dem att hantera ofullständiga dokument.
Arbetsmiljön liknar vanligtvis den för de flesta kontor. Dokumentprocessorer kan tillbringa långa timmar framför datorn och måste kunna hantera lite böjning och lyft för att få åtkomst till poster. Avbrott är vanligtvis strukturerade till dagen och arbetet kan vara mer självstyrda, eftersom människor inte behöver direkt övervakning hela tiden när de hanterar grundläggande uppgifter som är förknippade med behandlingsdokument. Personer med intresse för ledningsroller kan behöva bedriva extra utbildning eller certifiering, samt att visa kompetens och villighet att lära sig på arbetsplatsen.