Vad gör en dokumentprocessor?
En dokumentprocessor hanterar inkommande dokument och datainmatning för att hålla verksamheten smidigt. Finansinstitut, advokatföretag, försäkringsbolag och vårdgivare använder bland annat dokumentbehandlare. Ingen specialutbildning krävs för positioner inom detta område, såvida inte människor har intresse av avancerade tillsynsroller. Vissa arbetsgivare kan kräva högskoleexamen eller särskilda certifikat från handledare så att de kan utföra sina jobb mer effektivt, medan andra kan främja erfaren personal utan särskild utbildning.
När dokument anländer till platsen granskar dokumentprocessorn dem för att se till att de är korrekta och fullständiga. Om de inte är det, kan de skickas tillbaka till den ursprungliga kunden eller personalen. I en bank är till exempel låneansvarig ansvarig för att lämna in ett komplett lånepaket. Om dokument saknas eller inte är korrekta kan dokumentprocessorn returnera dem till låneansvarig för att åtgärda problemet innan lånebehandlingsprocessen fortsätter.
Kompletta dokument kan matas in i databaser, antingen genom att manuellt överföra information eller skanna dem. Dokumentprocessorer arkiverar originalen, använder företagets arkiveringssystem och ser till att den digitala filen innehåller anteckningar om fysisk plats, eller strimlar dem efter att ha producerat lagligt acceptabla fax. När all information har verifierats kan dokumentprocessorn släppa den till systemet för användning av annan personal. Människor kan söka efter de fysiska dokumenten som referens, eller titta på de digitala dokumenten för att samla in information för att stödja aktiviteter som ursprungsförsäkring eller bekräfta en klients status hos en advokatbyrå.
Detta jobb kräver komfort och förtrolighet med arkiveringssystem, hantering av känsligt material och arbete med databaser. Vissa dokumentprocessorer har specialutbildning för att hantera uppgifter som medicinsk fakturering och kodning eller preliminär granskning av inteckningstillämpningar. Andra fokuserar på datainmatning och lagring och kanske inte behöver speciella färdigheter. Kundinteraktionsmöjligheter är vanligtvis begränsade för en dokumentprocessor, såvida inte de har till uppgift att kontakta kunder för att be dem att adressera ofullständiga dokument.
Arbetsmiljön liknar vanligtvis den för de flesta kontor. Dokumentprocessorer kan tillbringa långa timmar framför datorn och måste kunna hantera en del böjning och lyft för att få tillgång till poster. Raster är vanligtvis strukturerade in i dagen och arbetet kan vara mer självriktat, eftersom människor inte behöver direkt övervakning vid alla tidpunkter när de hanterar grundläggande uppgifter i samband med bearbetning av dokument. Människor med intresse för ledningsroller kan behöva följa extra utbildning eller certifiering, samt att visa kompetens och vilja att lära sig på arbetsplatsen.