Vad gör en dokumentationsspecialist?
En dokumentationsspecialist är en professionell vars huvuduppgift är att antingen skapa eller hantera dokument, eller båda. Detta kan inkludera dokumenterande processer, projekt och procedurer med hjälp av ett antal medier. Det kan också inkludera insamling av dokument från ett antal intressenter och konsolidering av dem till en användbar fil eller dokument. Syftet med sådan dokumentation kan sträcka sig från historiskt intresse till etablering av affärsmetoder till myndighetskrav.
I många fall är en dokumentationsspecialist den som faktiskt gör dokumentationen. Det kan innebära att man skriver handböcker för policyer och procedurer baserade på nuvarande praxis, eller det kan innebära att man skapar en användarmanual som dokumenterar hur en produkt ska användas eller monteras. Det kan också innebära att man skapar en tidslinje för åtgärder och kommunikationer när en process dikteras av tillsynsorgan eller om det potentiellt kan innebära en tvist eller en talan. Det kan också betyda att man dokumenterar händelser och händelser för en historisk post.
Som ett exempel kan du tänka på ett företag som måste vidta specifika säkerhetssteg under en tillverkningsprocess. En dokumentationsspecialist kan vara ansvarig för att titta på processen slutföras korrekt och sedan skapa ett dokument som berättar arbetarna hur de ska replikera processen steg för steg. Detta arbete hjälper till med utbildning och hjälper också att visa reglerande organ att företaget försöker följa korrekt förfarande.
I samband med eller i stället för att skriva dokument kan en dokumentationsspecialist vara ansvarig för inspelning av händelser och processer genom stillbilds- eller videofotografering. Detta kan inkludera att ta bilder av en bil som har varit i en olycka i syfte att dokumentera skadeståndet för ett försäkringsanspråk eller stämningsansökan. Det kan också inkludera filmning av en speciell händelse eller procedur så att den kan visas korrekt utan att förlita sig på mänskligt minne.
En annan typ av dokumentationsspecialist är någon som samlar obligatoriska dokument från andra. Till exempel, om ett företag har försökt att samla in pengar från en kund och överväger rättsliga åtgärder, kan en dokumentationsspecialist bli ombedd att samla det ursprungliga köpeavtalet, alla tillämpliga fakturor och alla e-postmeddelanden eller annan kommunikation som har skickats till eller utbytts med kunden i fråga. Denna typ av specialist kan också skapa oberoende dokument som ger ytterligare detaljer eller beskriver hur dokumenten erhölls.
Det är viktigt att notera att termen inte bör förväxlas med termen dokumentspecialist. En dokumentationsspecialist skapar eller monterar dokument för det specifika syftet att spåra information eller bevisa något. En dokumentspecialist är någon som arbetar med befintliga dokument och kan hänvisa till ett stort antal jobb, allt från kontorister i en kopiabutik till handskrivna experter som verifierar historiska dokument.