Vad gör en allmän administratör?

En allmän administratör är också känd som en kontorschef eller administrativ assistent. Medan jobbbeskrivningar kommer att variera något beroende på företag, kan den allmänna administratören vara ansvarig för att hantera all korrespondens, besvara telefonlinjer, ta meddelanden, förbereda rapporter och andra allmänna kontorsuppgifter. I vissa fall kan allmänna administratörer behöva specialiserad utbildning för att slutföra några av dessa uppgifter i högtekniska kontorsmiljöer. Termen används oftast för kontorsjobb i engelsktalande länder utanför Nordamerika.

Ett av huvudadministratörernas huvudansvar är att hantera all korrespondens, inte bara kontrollera inkommande post och se till att den kommer till rätt person, utan också att skriva korrespondens för utgående post. Vissa allmänna administratörer kan behöva gå till postkontoret för att hämta posten, men ofta levereras posten till en central plats på ett kontor för ytterligare distribution. Denna skyldighet är mycket viktig för många företag, som kan ha bud eller andra dokument som måste granskas under snäva tidsfrister.

I vissa kontorsmiljöer är en allmän administratör ansvarig för att utarbeta rapporter i olika programvaruplattformar. Därför kräver dessa positioner en god förståelse för kontorsprogramvara, inklusive produkter som används för ordbehandling, kalkylark och presentationer. Ofta är den allmänna administratören ansvarig för att ta den råa informationen och sätta den i ett format som är tilltalande och presentabelt. En handledare kommer vanligtvis att logga ut på den färdiga produkten innan den skickas ut.

Med tillkomsten av direkta tillägg och röstbrevlåda, är en allmän administratörs jobb för att svara och överföra telefonsamtal något minskat i de flesta kontor. Det finns dock tillfällen då anställden kan uppmanas att svara på telefoner för chefen eller andra chefer. Vissa frågor kanske inte kan vänta och det är på administratören att förstå situationen och komma med ett lämpligt svar. Vidare föredrar vissa chefer att en front office-person skärmar telefonsamtal innan de skickas igenom.

Ett annat sätt på vilket allmänna administratörer kan erbjuda administrativt stöd är genom databashantering. Till exempel, om företaget har medlemskap eller behöver upprätthålla en säljlista, är detta en skyldighet som kan falla på den allmänna administratören. Det är upp till denna person att se till att databasen inte har föråldrad information för att upprätthålla tillförlitlig kontakt med klienter.

På vissa kontor är den allmänna administratören också ansvarig för att ställa in och upprätthålla schemat för en eller flera chefer. I den här situationen kommer administratören att ställa in möten, bekräfta möten och försöka hålla dagen i schema så mycket som möjligt. Detta kan också inkludera att ordna resplaner.